Omzendbrief BZ 2014/4

OMZ_BZ_2014_4.PDF

Datum:

16 mei 2014

Aanhef:

Aan de leidend ambtenaren van de entiteiten die ressorteren onder het Sectorcomité XVIII en het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeenschap - Vlaams Gewest

Betreft:

betrekkingen tussen de Vlaamse overheid en de vakorganisaties

1. Inleiding

De Vlaamse overheid hecht veel belang aan een goed partnerschap met de vakorganisaties. Het doel van deze omzendbrief is de belangrijkste bepalingen voor de uitvoering van het vakbondsstatuut bij de Vlaamse overheid toe te lichten, alsook om over te gaan tot een rationalisatie van de overlegstructuren. Daarnaast vermeldt deze omzendbrief een aantal afspraken uit sectorale akkoorden.

Deze omzendbrief vervangt omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/1 van 25 januari 2007 [1], DVO/BZ/P&O/2007/22 van 4 december 2007 [2] en DVO/BZ/P&O/2008/2 van 20 februari 2008[3].
Punt 3 van deze omzendbrief is van toepassing op de entiteiten die onder het Sectorcomité XVIII en het Hoog Overlegcomité ressorteren, en punt 4 geldt voor de diensten van de Vlaamse overheid die behoren tot het toepassingsgebied van de sectorale akkoorden 1995-1996 en volgende.

2. Wettelijk kader

De overheid is verplicht over alle algemene maatregelen die ze wil uitvaardigen met betrekking tot de arbeidsregeling van haar personeelsleden vooraf te onderhandelen of te overleggen met de representatieve vakorganisaties. De representatieve vakorganisaties voor de Vlaamse overheid zijn de Algemene Centrale der Openbare Diensten (ACOD), de Federatie van de Christelijke Syndicaten der Openbare Diensten (FCSOD) en het Vrij Syndicaat van het Openbaar Ambt (VSOA).

De verplichting tot voorafgaande onderhandeling of overleg is een door de wet zelf voorgeschreven substantiële vormvereiste. Dat betekent dat de Raad van State beslissingen of maatregelen die door de overheid zijn genomen zonder voorafgaande onderhandeling of overleg, kan vernietigen.[4]
De wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en de uitvoeringsbesluiten ervan (het koninklijk besluit van 28 september 1984 en het koninklijk besluit van 29 augustus 1985)
[5] maken een onderscheid tussen onderhandelings- en overlegmateries en schetsen het kader van onderhandeling en overleg.

De onderhandelingen bij de Vlaamse overheid vinden plaats in het Sectorcomité XVIII, waarvan het gebied als volgt is samengesteld:[6]

1° de ministeries (= departementen en IVA's zonder rechtspersoonlijkheid);

2° de IVA's met rechtspersoonlijkheid;

3° de publiekrechtelijke EVA's, met uitzondering van de Vlaamse Vervoermaatschappij - De Lijn (VVM);

4° het secretariaatspersoneel van de strategische adviesraden;

5° het personeel van de met rechtspersoonlijkheid beklede patrimonia;

6° het personeel van de administratieve diensten van de Raad van het Gemeenschapsonderwijs;

7° het Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent);

8° de Watergroep;

9° de Vlaamse Radio- en Televisieomroep (VRT);

10° het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL).

Het gebied van het Sectorcomité XVIII is dus ruimer dan het gebied van de diensten van de Vlaamse overheid, oals gedefinieerd in het Vlaams personeelsstatuut.[7]

Het overleg vindt plaats in het Hoog Overlegcomité (HOC), waarvan het gebied hetzelfde is als dat van het Sectorcomité XVIII. Daarnaast vermeldt het koninklijk besluit van 28 september 1984 de verplichte oprichting van basisoverlegcomités en de facultatieve oprichting van tussenoverlegcomités.[8] Elk basisoverlegcomité, elk tussenoverlegcomité en elk hoog overlegcomité is bevoegd voor de aangelegenheden die uitsluitend betrekking hebben op de personeelsleden die tot zijn gebied behoren.[9]De oprichting van speciale overlegcomités is mogelijk als personeelsleden ressorteren onder verschillende sectorcomités [10].

Onderhandelingsmateries zijn:

1° de vaststelling van de grondregelingen, bepaald bij het koninklijk besluit van 29 augustus 1985, meer bepaald:

- het administratief statuut, vakantie- en verlofregeling inbegrepen;

- de bezoldigingsregeling;

- de pensioenregeling;

- de betrekkingen met de vakorganisaties;

- de organisatie van de sociale dienst;

2° verordeningsbepalingen, algemene maatregelen van inwendige orde en algemene richtlijnen met het oog op de latere vaststelling van de personeelsformatie of inzake arbeidsduur en organisatie van het werk.

Overlegmateries zijn:

1° de regels die betrekking hebben op de vijf rubrieken van grondregelingen die het koninklijk besluit van 29 augustus 1985 niet aanwijst als onderhandelingsmaterie;

2° de vaststelling van de personeelsformatie;

3° de toepassing van de regels over de arbeidsduur of de organisatie van het werk, eigen aan de dienst die onder het overlegcomité ressorteert;

4° de bevoegdheden die in de privésector zijn toegewezen aan de Comités voor Preventie en Bescherming op het Werk (welzijnsmateries);

5° maatregelen van inwendige orde.

Alleen algemene maatregelen betreffende het personeel zijn overlegmaterie, niet de concrete individuele of collectieve toepassing ervan.

Elk overlegcomité is bevoegd om te overleggen over onderstaande aangelegenheden indien die uitsluitend betrekking hebben op de tot zijn gebied behorende personeelsleden:

- maatregelen met betrekking tot de arbeidsuur en de organisatie van het werk;

- voorstellen tot ‘verbetering van de menselijke betrekkingen’ en ‘opvoering van de productiviteit’;

- aangelegenheden inzake het welzijn op het werk.

De artikelen 45 tot 50 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 regelen de organisatie van het overleg. Bijlage 1 bevat de praktische afspraken over de organisatie van het overleg.

3. Rationalisatie van de overlegstructuren

3.1 Overlegstructuren na Beter Bestuurlijk Beleid (BBB)

Naar aanleiding van de invoering van BBB in 2006 zijn er na advies van het HOC van 15 mei 2006 bij de diensten van de Vlaamse overheid [11] tussenoverlegcomités (één beleidsdomeinoverlegcomité (BDOC) per beleidsdomein) en basisoverlegcomités (in principe één entiteitsoverlegcomité (EOC) per entiteit) opgericht. Voor territoriale of functionele onderdelen van een entiteit zijn onderafdelingen van basisoverlegcomités (subentiteitsoverlegcomités (SEOC’s)) opgericht. Gebouwen waar entiteiten van verschillende beleidsdomeinen aanwezig zijn, beschikken over een werkgroep Welzijn op het Werk.[12]De volledige lijst van overlegorganen is vastgesteld.[13]

De BDOC’s en EOC’s zijn bij ministeriële besluiten[14] opgericht.
De oprichting en samenstelling van de onderafdelingen van basisoverlegcomités (SEOC’s) zijn formeel geregeld in het reglement van orde van het basisoverlegcomité (EOC) in kwestie.

3.2 Mogelijkheid tot vermindering van het aantal overlegstructuren

De veelheid aan overlegstructuren heeft soms tot gevolg dat dezelfde thema’s meermaals behandeld worden en dat dezelfde personen verschillende keren vergaderen over dezelfde onderwerpen. Met het oog op een maximale inzet van personeelsmiddelen en tijd van de overheid, de vakorganisaties en de preventieadviseurs [15] mogen de beleidsdomeinen hun overlegorganen als volgt organiseren:

- de entiteitsoverlegcomités (EOC’s) per entiteit of voor enkele entiteiten samen [16] blijven een verplichting;

- de afschaffing (of oprichting) van het BDOCis mogelijk na voorafgaand advies van het HOC [17](vereist de wijziging van het ministerieel besluit waarmee het BDOC en de EOC’s opgericht zijn);

- de afschaffing (of oprichting) van SEOC’s is mogelijk na uitdrukkelijke instemming van het betrokken EOC (vereist de aanpassing van het reglement van orde van het EOC).[18]

Beleidsdomeinen die dat willen, kunnen hun BDOC en SEOC’s behouden.

4. Afspraken uit sectorale akkoorden

De sectorale akkoorden worden tweejaarlijks gesloten binnen het Sectorcomité XVIII. Deze omzendbrief bevat enkele afspraken uit voorgaande sectorale akkoorden. Die afspraken zijn alleen van toepassing op de Vlaamse entiteiten die onder het toepassingsgebied van de sectorale akkoorden vallen.[19]

4.1. Verplaatsingskosten van de vakbondsafgevaardigden van de comités

Ingevolge artikel 33 en 47 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 komen de werkingskosten van ieder comité, van iedere afdeling of van iedere onderafdeling ten laste van het bestuur of van de publiekrechtelijke rechtspersoon waarvan de voorzitter van het comité, de afdeling of de onderafdeling de leiding heeft.

Punt 8.1 van het Sectoraal Akkoord 2005-2007 beperkt de terugbetaling van de verplaatsingskosten tot vier vakbondsafgevaardigden[20] per representatieve vakorganisatie en per vergadering. Als er meer dan vier afgevaardigden van een vakorganisatie op de vergadering van een comité aanwezig zijn, moet de verantwoordelijke leider van de betrokken vakorganisatie schriftelijk aan de voorzitter van het betrokken comité meedelen welke personeelsleden recht hebben op de terugbetaling van de verplaatsingskosten.

De terugbetaling beperkt zich tot de onderhandelings- en overlegorganen waaronder het personeelslid ressorteert. Alleen de echte kosten die het personeelslid gemaakt heeft om zich naar de vergadering te verplaatsen, worden terugbetaald. De entiteit van de afgevaardigden betaalt de kosten volgens de regeling inzake reiskosten die van toepassing is op de betrokken entiteit.

De terugbetalingsregeling kan ook toegepast worden voor de reiskosten van vakbondsafgevaardigden die opdrachten uitvoeren in het kader van preventie en bescherming op het werk.[21]

4.2. Doorgeven van informatie en documentatie aan de vakorganisaties

4.2.1 Algemene documentatie

Zowel de erkende [22] als de representatieve vakorganisaties [23] ontvangen op hun verzoek tegen betaling de algemene documentatie betreffende het beheer van het personeel dat ze vertegenwoordigen (met uitsluiting van de stukken die alleen ter plaatse ter inzage zijn).[24]

Met algemene documentatie wordt onder meer bedoeld elke tekst met definitieve waarde die eventueel juridische gevolgen heeft voor het betrokken personeel en die handelt over personeelsstatuten, personeelsplannen, arbeidsduur en organisatie van het werk, alsook documenten die voor openbare verspreiding bestemd zijn, zoals brochures met inlichtingen of uitleg.[25]

Naast de bovenvermelde wettelijke verplichting om documentatie van algemene aard aan zowel de erkende als de representatieve vakorganisaties te bezorgen, zijn er vanaf het Sectoraal Akkoord 1995-1996 bepaalde afspraken gemaakt opdat de representatieve vakorganisaties nog bijkomend bepaalde documenten zouden ontvangen.

Hieronder staat een overzicht van de documenten, met vermelding van de instanties die instaan voor de verspreiding ervan:

- omzendbrieven, dienstorders, richtlijnen (Departement Bestuurszaken);
- informatie en nieuwsbrieven van de verschillende entiteiten (lijnmanager);
- personeelsbladen (lijnmanager; personeelsblad 13);
- jaarverslagen - jaarbeeld (lijnmanager, Sociale Dienst);
- berichten over veranderingsprocessen (Agentschap voor Overheidspersoneel);
- vacatureberichten (lijnmanager);
- berichten over de interne arbeidsmarkt (lijnmanager, Departement Bestuurszaken);
- oproepen tot kandidaatstelling voor bevordering en/of mutatie (lijnmanager, Departement Bestuurszaken);
- resultaten van bevorderingsprocedures (lijnmanager, Departement Bestuurszaken);
- beslissingen over nieuwe dienstaanwijzingen (lijnmanager);
- jaarlijkse verslagen over de personeelsbezetting (lijnmanager, Departement Bestuurszaken);
- goedgekeurde personeelsplannen (lijnmanager);
- algemene vormingsinitiatieven (Agentschap voor Overheidspersoneel);
- jaarlijkse lijst van het personeelsbestand, ingedeeld volgens afdeling en standplaats (lijnmanager).

Bijkomend moet de lijnmanager bij de indiensttreding van nieuwe personeelsleden hun naam, hun administratieve adres en de dienstaanwijzing meedelen aan de representatieve vakorganisaties, tenzij het personeelslid zich bij de indiensttreding daartegen heeft uitgesproken.

Deze gecoördineerde lijst is niet-limitatief en wordt hetzij op initiatief van de overheid, hetzij op initiatief van de vakbond verder aangevuld. Betwistingen betreffende algemene documentatie kunnen op vraag van de representatieve vakbonden besproken worden op het sectorcomité XVIII.

4.2.2 Economische en financiële informatie (EFI-regeling)

Ter uitvoering van punt 8.2 van het Sectoraal Akkoord 2005-2007 moeten representatieve vakorganisaties de nodige economische en financiële achtergrondinformatie krijgen om het overleg in de EOC’s op een volwaardige manier te kunnen voeren naar analogie van de regeling in de privésector waar ondernemingsraden economische en financiële voorlichting over de onderneming krijgen.[26]

Het is niet de bedoeling om de planlast voor de entiteiten nodeloos te verhogen. Daarom is de rapportering gekoppeld aan de rapporten die de leidend ambtenaren in het kader van de responsabilisering moeten opmaken.

Het betrokken overlegcomité krijgt een rapportering en een toelichting over de stand van zaken, de achtergrond van de cijfers en de verwachte evoluties:

jaarlijks inzake beheersovereenkomst/managementovereenkomst, ondernemingsplan, jaarlijks uitvoeringsplan, begrotingsrapportering, personeelsuitgaven, jaarrekening;
periodiek inzake inhoud en uitvoering van het personeelsgedeelte van de beheersovereenkomst;
semestrieel inzake resultaatrekeningen en begrotingen.De vakbondsafgevaardigden hebben de mogelijkheid om nadere uitleg daarover te vragen.

De concrete planning voor de besprekingen wordt binnen het entiteitsoverlegcomité afgesproken en kan opgenomen worden in het huishoudelijk reglement van het entiteitsoverlegcomité.

Met het oog op een maximale transparantie zal de overheid voor de punten die ze agendeert op het Sectorcomité XVIII, het HOC of een BDOC, EOC of SEOC, de inhoud van het formele advies van de Inspectie van Financiën (of commissaris voor begroting bij de EVA’s) en de repliek van de overheid daarop toevoegen aan de documentatie voor de bespreking van het punt in kwestie.

De bijlage bevat ter illustratie een overzicht van de bedoelde informatie, rekening houdend met de specificiteit van de organisatievorm van de verschillende entiteiten.

5. Datum van inwerkingtreding

Deze omzendbrief treedt in werking op 1 juni 2014.

Geert Bourgeois

Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand

BIJLAGE 1: Organisatie van het overleg

De artikelen 45 tot 50 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 regelen de organisatie van het overleg.

Het is raadzaam om de vergaderingen (of minstens de punten) m.b.t. enerzijds het welzijn op het werk en anderzijds de overlegmateries strikt uit elkaar te houden omdat de procedures verschillen wat betreft de vaststelling/wijziging van de dagorde en het initiatiefrecht.[27]

De voorzitter kan naargelang de onderwerpen een andere secretaris aanwijzen.

De voorzitter en de secretaris dragen de verantwoordelijkheid voor de naleving van de procedure. Daarom moet bij de opmaak van de oproepingsbrieven en de notulen, en bij de verzending van deze stukken de vastgelegde procedure nauwkeurig nageleefd worden. Bij niet-naleving ervan zal het overleg een vormgebrek vertonen dat kan leiden tot de vernietiging of het niet toepassen van de beslissing ter zake.

1. Bevoegdheden van de voorzitter van een overlegcomité

De bevoegdheden van de voorzitter zijn de volgende:

- vaststellen van de dagorde en de datum van de vergaderingen;

- leiden van de debatten en handhaven van de orde in de vergaderingen;

- toezien op de goede werking van het overlegcomité;

- aanwijzen van de secretaris en de administratieve dienst die het secretariaat organiseert;

- oordelen over de spoedtermijn van de oproeping;

- inkorten van de termijn waarbinnen het overleg moet beëindigd worden;

- ondertekenen van de notulen.

2. Taak van de secretaris

De secretaris maakt geen deel uit van het overlegcomité of de betrokken afvaardigingen. Hij mag niet deelnemen aan het overleg maar staat de voorzitter bij tijdens de vergaderingen.

De secretaris vervult de volgende opdrachten:

- verzenden van de oproepingen met de dagorde en de voor het overleg nodige documentatie;

- opstellen en ondertekenen van de notulen met het met redenen omkleed advies;

- bewaren van de dagorde, met de bijgevoegde documentatie en de notulen;

- verzenden van de nodige afschriften van de definitieve notulen (zie punt 3.4.4).

3. De oproepingen

De secretaris verstuurt de oproepingen met de dagorde.

Om te voorkomen dat het overleg een vormgebrek zou vertonen, moeten de oproepingen volgens de regels opgesteld zijn en binnen de vastgestelde termijnen verstuurd zijn.

Indien een van de leden van de overheidsafvaardiging of van een of meer vakbondsafvaardigingen of de preventieadviseur of arbeidsarts niet wordt uitgenodigd, is het overlegcomité niet meer regelmatig samengesteld en is het overleg ongeldig. Hierdoor kan de Raad van State de beslissing, die na het overleg genomen wordt, vernietigen.

3.1. Inhoud van de oproepingen

De oproepingen bestaan uit de volgende elementen:

- de dagorde;

- de voor het overleg noodzakelijke documentatie.[28]

De dagorde vermeldt:

- de aangelegenheden betreffende het overleg of het welzijn op het werk, hetzij op initiatief van de overheid, hetzij op initiatief van een representatieve vakbond.

- datum, uur en plaats van de vergadering;

- de termijnen waarbinnen het overleg moet beëindigd zijn.[29]

In de oproepingen en dagorden worden enerzijds de welzijnsmateries en anderzijds de overlegmateries afzonderlijk vermeld. De preventieadviseur of arbeidsarts ontvangen de documentatie betreffende de welzijnsmateries.

Elke vakbond die in een overlegcomité zitting heeft, kan de voorzitter schriftelijk vragen een aangelegenheid op de dagorde te plaatsen. In dat geval dient de voorzitter het comité uiterlijk zestig dagen na ontvangst van de vraag bijeen te roepen.
De voorzitter kan om dwingende redenen weigeren een punt op de dagorde te plaatsen. In dat geval moet hij binnen de vijftien dagen na het versturen van de aanvraag de redenen van zijn weigering ter kennis brengen van het comité en van de betrokken vakbond.[30]
Wanneer het punt echter het welzijn op het werk betreft, dient de voorzitter het comité zo spoedig mogelijk bijeen te roepen, en uiterlijk dertig dagen na ontvangst van de vraag.[31] De voorzitter kan dit punt niet weigeren, zelfs niet om dwingende redenen.

De gewone termijn waarbinnen het overleg moet beëindigd zijn bedraagt 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag waarop het comité het punt voor het eerst aankaart. Bij onderlinge overeenkomst tussen de aanwezige afvaardigingen kan de termijn verlengd worden. De voorzitter kan de gewone termijn beperken tot tien kalenderdagen wanneer hij oordeelt dat een bepaald punt dringend behandeld moet worden (spoedprocedure).

De voorzitter oordeelt welke documentatie aan de dagorde wordt toegevoegd. Het is voldoende dat het ontwerp van maatregel wordt voorgelegd aan het overlegcomité in de vorm van een nota met het onderwerp en de draagwijdte ervan.

3.2. De verzendingstermijn van de oproepingen

De gewone termijn bedraagt tien werkdagen vóór de datum van de vergadering. Voor de berekening van de termijn wordt er rekening gehouden met de regels uit het Gerechtelijk Wetboek.
De dag waarop de oproeping wordt verstuurd, telt niet mee in de termijn; de vervaldag van de termijn wel. De werkdagen zijn maandag tot vrijdag voor zover ze geen wettelijke feestdagen [32] zijn.

In gevallen waarover de voorzitter oordeelt dat de verzending van de oproepen dringend is, kan de gewone termijn verminderd worden tot drie werkdagen (spoedverzendingstermijn). De oproeping dient duidelijk te vermelden dat de spoedverzendingstermijn werd gevolgd. Deze spoedverzendingstermijn staat los van de spoedprocedure met beëindiging binnen tien kalenderdagen van het overleg. Wanneer de termijn van verzending wordt beperkt tot drie werkdagen, wordt de overlegprocedure niet noodzakelijk beperkt.

De postdatum geldt als bewijs van verzending. De oproepingen kunnen ook via elektronische weg verzonden worden [33] (te regelen via het reglement van orde). Dan geldt de verzendingsdatum van het mailbericht als datum van verzending.

3.3. Aan wie worden de oproepingen gestuurd?

De oproepingen met de dagorde worden gestuurd aan de leden van de afvaardiging van de overheid, en van de vakbondsafvaardigingen; in voorkomend geval (vergaderingen over welzijn op het werk) aan de preventieadviseur en aan de betrokken arbeidsarts.

In het reglement van orde van een overlegcomité kan o.m. bepaald worden op welk (mail)adres oproepingen moeten verstuurd worden.

3.4. De vergaderingen van de overlegcomités

3.4.1. Samenstelling van de afvaardigingen

Bij het begin van elke vergadering moet de secretaris van het betrokken overlegcomité nagaan of de afvaardigingen op regelmatige wijze zijn samengesteld.

De afvaardiging van de overheid in het overlegcomité wordt samengesteld overeenkomstig het ministerieel besluit tot oprichting van dat comité, in functie van de punten van de dagorde.

De drie representatieve vakorganisaties die zitting hebben in het Sectorcomité XVIII en bijgevolg ook in de overlegcomités zijn het ACOD, de FCSOD (ACV-Openbare diensten en ACV-Transcom) en het VSOA.[34]

De afvaardiging van elke vakbond bestaat uit maximum drie leden. De vakbond is volledig vrij in het samenstellen van haar afvaardiging. Er kunnen verschillende categorieën van vakbondsafgevaardigden aanwezig zijn op het overleg:

de verantwoordelijke leiders van een vakorganisatie;
de vaste gemachtigden van die verantwoordelijke leiders;
de vaste afgevaardigden;
de leden van de afvaardiging van een vakorganisatie alsook de technici van die afvaardiging (vrij aan te wijzen door de vakorganisatie).

Het vakbondsstatuut maakt geen onderscheid in bevoegdheid tussen de verschillende vakbondsafgevaardigden. De interne statuten en reglementen van een vakorganisatie bepalen wie waarvoor bevoegd is (bijvoorbeeld wie documenten mag ondertekenen of in rechte mag optreden in naam van de vakorganisatie, enz.). De overheid heeft geen enkele verplichting om in dat verband een controle uit te oefenen, bijvoorbeeld door een formeel mandaat te vragen aan de afgevaardigden. De overheid kan ervan uitgaan dat de personen die door de vakorganisatie afgevaardigd werden om zitting te hebben in een EOC, ook bevoegd zijn om in het EOC standpunten in te nemen en documenten te ondertekenen in naam van de vakorganisatie (vb. het reglement van orde van een EOC).

Zowel de overheidsafvaardiging als de vakbondsafvaardiging kunnen met technici aangevuld worden.

Voor de vergaderingen over welzijn op het werk is de preventieadviseur van rechtswege lid van het betrokken overlegcomité.[35] De preventieadviseur moet dus ook opgeroepen worden om deel te nemen aan deze vergaderingen. Hij neemt als neutraal lid deel aan deze vergaderingen als lid van het betrokken overlegcomité en niet als lid van de overheidsafvaardiging.

De betrokken arbeidsarts moet eveneens uitgenodigd worden voor vergaderingen over welzijn op het werk.

De afwezigheid van een of meer regelmatig opgeroepen leden van de betrokken afvaardigingen maakt het overleg niet ongeldig.[36]

Om de notulen op te stellen, maakt de secretaris een lijst op van aan- en afwezigen met de naam van:

- de leden van de overheidsafvaardiging of van hun plaatsvervangers;
- de vakbond;
- de leden van de vakbondsafvaardiging;
- in voorkomend geval, de preventieadviseur en de arbeidsarts;
- de technici van de overheidsafvaardiging;
- de technici van de vakbondsafvaardiging.

3.4.2. Verloop van de vergadering

De punten van de dagorde met betrekking tot de overlegmateries worden in de vermelde volgorde onderzocht.

De dagorde met betrekking tot welzijn op het werk kan echter op voorstel van een afvaardiging gewijzigd worden. Om doorgang te vinden moeten de aanwezige afvaardigingen de wijzigingen eenparig aannemen.

Het overleg wordt beëindigd binnen de termijn zoals vermeld op de dagorde.

Het overleg eindigt met een met redenen omkleed advies waarin naar gelang van het geval vermeld wordt:
- het eenparig standpunt van de afvaardigingen;
- of de uiteenlopende standpunten.

Tijdens de vergaderingen wordt er niet gestemd over de besproken punten. Als de afvaardigingen niet tot een eenparig akkoord kunnen komen, worden de diverse standpunten in het met redenen omklede advies vermeld.

3.4.3. De notulen met het met redenen omklede advies

De secretaris van het betrokken overlegcomité stelt de notulen op van de vergaderingen.

Deze notulen vermelden:

de dagorde;
de naam van de aanwezige en van de al of niet met kennisgeving afwezige leden van de afvaardiging van de overheid;
de benaming van de aanwezige en van de al of niet met kennisgeving afwezige vakbond, alsmede de naam van de aanwezige en van de met kennisgeving afwezige leden van de afvaardigingen van die vakbond;
in voorkomend geval, de naam van het aanwezige of van de al of niet met kennisgeving afwezige preventieadviseur en van de arbeidsarts;
de namen van de technici van de overheidsafvaardiging en van de vakbondsafvaardiging;
de beknopte uiteenzetting van de besprekingen;
het met redenen omklede advies met in het kort de motivering van de ingenomen standpunten.

Voor vergaderingen m.b.t. het welzijn op het werk worden afzonderlijke notulen en adviezen opgemaakt.

De notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Binnen 15 kalenderdagen na de vergadering moet een afschrift van de notulen verstuurd (gemaild) worden aan de effectieve en aan de plaatsvervangende leden van de afvaardiging van de overheid, aan de betrokken vakbond en, in voorkomend geval, aan de preventieadviseur en aan de arbeidsarts. De eventuele opmerkingen dienen binnen een termijn van 15 werkdagen aan de voorzitter te worden opgestuurd.[37]

Op voorstel van een afvaardiging en na de andere betrokken afvaardigingen binnen de voormelde termijn van 15 werkdagen gehoord te hebben, kan de voorzitter die termijn wijzigen.

Wordt binnen die termijn geen tekstwijziging voorgesteld, dan worden de notulen definitief. Als er opmerkingen of tekstwijzigingen worden voorgesteld, legt de voorzitter op de eerstvolgende vergadering het verzoek om rechtzetting aan het overlegcomité voor. Wordt geen overeenstemming bereikt, dan worden de uiteenlopende standpunten in de notulen opgetekend.

3.4.4. Procedureverloop van de definitieve notulen met het met redenen omklede advies

Een afschrift van de definitieve notulen met het met redenen omklede advies moet, zo nodig voor verder gevolg, gestuurd worden:
- aan het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling;
- voor welzijn op het werk: eveneens aan de preventieadviseur.

Na ontvangst van de adviezen treft het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling de nodige maatregelen.

Het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling deelt aan de voorzitter van het betrokken overlegcomité mee welk gevolg er gegeven werd aan de adviezen.

De voorzitter van het betrokken overlegcomité deelt de stand van zaken mee op de volgende vergadering van het overlegcomité.

Wat de adviezen m.b.t. het welzijn betreft moet de preventieadviseur zo nodig samen met de arbeidsarts en in overleg met het hoofd van de betrokken entiteit onderzoeken in welke mate uitvoering kan gegeven worden aan de adviezen van het overlegcomité.

Indien de beslissing afwijkt van het met redenen omklede advies, moet de voorzitter de redenen waarom de beslissing afwijkt binnen een maand meedelen aan de leden van de afvaardiging van de overheid, aan de vakbonden en in voorkomend geval aan de preventieadviseur.[38]

De notulen met het met redenen omkleed advies van de overlegcomités worden tevens ter informatie gemaild naar het secretariaat van het Hoog Overlegcomité:secretariaatsectorcomiteXVIIIhoc@vlaanderen.be.

4. Reglement van orde

In de artikelen 45 tot 50 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 werd de werkwijze van de overlegcomités vastgesteld.

Bijkomende procedureregelingen kunnen evenwel nog vastgelegd worden in een reglement van orde (bijvoorbeeld de opschorting van de termijnen in de maand augustus, de verzending per mail, bijkomende vermeldingen op de dagorde, … ).[39]

Om in de overlegcomités tot een eenvormige werkwijze te komen is het wenselijk om het model van reglement van orde, na detailaanpassingen, toe te passen in al de overlegcomités.

BIJLAGE 2: thematisch overzicht ter illustratie van de EFI-regeling

Economisch deel

<pBeheersovereenkomst: voor de IVA's zonder rechtspersoonlijkheid, de IVA's met rechtspersoonlijkheid, de publiekrechtelijke EVA's (met uitzondering van de VVM-De Lijn en de VDAB, wat het instructiepersoneel betreft), GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap en IWT

- Er wordt een toelichting gegeven bij de beheersovereenkomst en specifiek bij de items over het personeel in het EOC.

- Een kopie van de beheersovereenkomst wordt ter beschikking gesteld aan de representatieve vakorganisaties.

- Eventuele latere bijsturingen of correcties worden systematisch meegedeeld aan de representatieve vakorganisaties.

Ondernemingsplan: voor de IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid, de IVA's met rechtspersoonlijkheid, de publiekrechtelijke EVA’s (met uitzondering van de VVM-De Lijn en de VDAB, wat het instructiepersoneel betreft), GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap en IWT

- Er wordt een toelichting gegeven bij het ondernemingsplan en specifiek bij de items over het personeel in het EOC.

- Een kopie van het ondernemingsplan wordt ter beschikking gesteld aan de representatieve vakorganisaties.

- Eventuele latere bijsturingen of correcties worden systematisch meegedeeld aan de representatieve vakorganisaties.

Samenwerkingsovereenkomst of managementafspraken (voor de departementen)

- Er wordt een toelichting gegeven bij de overeenkomst in het EOC.

- Een kopie van de samenwerkingsovereenkomst wordt ter beschikking gesteld aan de representatieve vakorganisaties.

- Eventuele latere bijsturingen of correcties worden systematisch meegedeeld aan de vakorganisaties.

-> Periodieke rapporteringen over de stand van zaken op het vlak van de uitvoering (beheersovereenkomst, ondernemingsplan, samenwerkingsovereenkomst): er wordt een kopie van de rapportering bezorgd aan de representatieve vakorganisaties.

Organogrammen van entiteiten

- Er wordt een organogram met toelichting bezorgd aan de representatieve vakorganisaties in het EOC.

- Eventuele wijzigingen in het organogram worden bezorgd aan de representatieve vakorganisaties.

Jaarverslag

- Als de entiteit een jaarverslag opmaakt, wordt dat bezorgd aan de vakorganisaties.

Financieel deel

Jaarrekening (voor de agentschappen waar dat van toepassing is)

- In de entiteiten die met een revisor werken, geeft de bedrijfsrevisor in het EOC jaarlijks een toelichting bij de jaarrekening.

- Tussentijdse rapporteringen worden bezorgd aan de representatieve vakorganisaties.

Begrotingsrapportering met specifieke aandacht voor de apparaatskredieten

- Na de opmaak van de jaarlijkse begroting krijgen de representatieve vakorganisaties inzage in de begroting van elke entiteit.

- Via de periodieke rapportering krijgen de representatieve vakorganisaties inzage in de stand van zaken op het vlak van de uitvoering (per entiteit). Dat gaat onder meer over wedden en toelagen, andere personeelskosten (zoals woon-werkverkeer, maaltijdcheques, zendingen, vormingskrediet), de werkelijke kosten van maatregelen uit het sectoraal akkoord, andere werkingskosten (bijvoorbeeld telewerk).

Uitbestedingen aan externen

- Herinnering aan het principe, opgenomen in het Sectoraal Akkoord 1999-2000 onder punt 3.2 Kerntaken / Organisatieontwikkeling:

“ De Vlaamse overheid zal elk initiatief tot uitbesteding stapsgewijs onderzoeken op kosten en baten. Hierbij zullen ook de personeelskosten in rekening gebracht moeten worden. Alleen als uit een redelijke en meetbare afweging op basis van vergelijkbare criteria (i.v.m. prijs, kwaliteit, arbeidsvoorwaarden en tijd) blijkt dat het minder voordelig is de opdrachten in eigen beheer uit te voeren, kan de Vlaamse overheid de opdrachten uitbesteden.”

- Bij beslissing tot uitbesteding van taken wordt in het EOC een toelichting en motivatie gegeven bij de kosten-batenanalyse.

Personeelsrapportering

- Deze rapportering kan samengaan met de periodieke rapportering over de apparaatskredieten.

- De periodieke personeelsrapportering omvat onder meer (zonder vermelding van namen van personen):

het aantal personeelsleden (in absolute cijfers en in vte) van de betrokken entiteit en van elke subentiteit (bijvoorbeeld afdeling, cel, provinciale afdeling);
geplande vacatures of wervingen in de volgende kwartalen;
de opvolging van het personeelsplan;
afwezigheden wegens langdurige ziekte (voor het geheel van de entiteit en de subentiteiten);
de overuren die gemaakt zijn in de entiteit en de subentiteiten;
de opvolging van de checklist Sociaal Klimaat.

Het jaarverslag Personeel wordt meegedeeld aan de representatieve vakorganisaties.

[1] omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/1 van 25 januari 2007 betreffende 1° uitvoering van het vakbondsstatuut in de diensten van de Vlaamse overheid die tot het gebied van het Sectorcomité XVIII en het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest behoren; 2° organisatie van het overleg Terug naar tekst

[2] omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/22 van 4 december 2007 betreffende het doorgeven van informatie aan de vakbonden ter uitvoering van het vakbondsstatuut en sectorale akkoorden Terug naar tekst

[3] omzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/2 van 20 februari 2008 betreffende de uitvoering van punt 8.2 van het Sectoraal Akkoord 2005-2007: Economische en Financiële Informatie Terug naar tekst

[4] De onderhandelingen en het overleg moeten plaatsvinden vóór de overheid beslist en de vakorganisaties moeten de mogelijkheid hebben om hun opmerkingen over het ontwerpprotocol mee te delen (arrest van de Raad van State nr. 164.343 van 6 november 2006). Terug naar tekst

[5] Het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en het koninklijk besluit van 29 augustus 1985 tot aanwijzing van de grondregelingen in de zin van artikel 2, §1, 1°, van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel. Terug naar tekst

[6] Bijlage 1 van het koninklijk besluit van 1984 somt twintig sectorcomités op, waaronder sectorcomité XVIII dat bevoegd is voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest. Een uitbreiding van het gebied met de Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde en de Vlaamse administratieve rechtscolleges, met uitzondering van de bestuursrechters, is gevraagd aan de federale overheid. De bijlage bij het koninklijk besluit spreekt nog over VITO (is ondertussen een nv geworden), de Vlaamse Opera (is een vzw geworden), het KMSKA (is ondertussen een IVA geworden) en over de gewestelijk ontvangers (zijn ondertussen personeel van de Vlaamse overheid). Terug naar tekst

[7] Het Universitair Ziekenhuis Gent, de Watergroep, de Vlaamse Radio- en Televisieomroep en het Vlaams Fonds voor de Letteren behoren tot het gebied van het Sectorcomité XVIII, maar niet tot de diensten van de Vlaamse overheid. Terug naar tekst

[8] Artikel 34 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 bepaalt dat elke minister voor de entiteiten en categorieën van personeelsleden die onder Sectorcomité XVIII vallen en die onder zijn gezag of toezicht staan, basisoverlegcomités opricht waarvan hij het gebied bepaalt. Die basisoverlegcomités worden dus opgericht bij ministerieel besluit. De minister kan voor dezelfde overheidsdiensten en categorieën van personeelsleden tussenoverlegcomités oprichten waarvan hij het gebied bepaalt. Artikel 36 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 bepaalt dat het gebied van een tussenoverlegcomité moet overeenkomen met het gebied van ten minste twee basisoverlegcomités. Terug naar tekst

[9] artikel 37 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[10] Zie artikel 40 van het koninklijk besluit van 28 september 1984. Voor personeelsleden van het IVA Jongerenwelzijn zijn er speciale overlegcomités voor de federale detentiecentra Tongeren en De Grubbe / Everberg, waar zowel personeel van de Vlaamse overheid als van de federale overheid werkt (opgericht bij het ministerieel besluit van 8 juli 2009 en bij het ministerieel besluit van 10 december 2009). Terug naar tekst

[11] diensten van de Vlaamse overheid, zoals gedefinieerd in het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006, met uitzondering van de administratieve diensten van het Gemeenschapsonderwijs en de gewestelijke ontvangers die een eigen regeling hebben Terug naar tekst

[12] Zie artikel 22 van het reglement van orde van het Hoog Overlegcomité. Terug naar tekst

[13] Zie bijlage 3 bij de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/1 van 25 januari 2007 voor de lijst van overlegorganen bij de diensten van de Vlaamse overheid (exclusief de gewestelijke ontvangers). Voor de VRT, het UZ Gent, de administratieve diensten van het Gemeenschapsonderwijs, de Watergroep en de gewestelijke ontvangers zijn de wettelijke benamingen basisoverlegcomité of tussenoverlegcomité behouden. Zie het besluit van de Vlaamse Regering van 25 maart 2011 houdende oprichting van basis- en tussenoverlegcomités en samenstelling van de afvaardiging van de overheid in die basis- en tussenoverlegcomités voor sommige publiekrechtelijke rechtspersonen die onder de Vlaamse Gemeenschap en/of het Vlaamse Gewest ressorteren en het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende de oprichting van een basisoverlegcomité, bevoegd voor de gewestelijke ontvangers. Terug naar tekst

[14] De functionele minister is bevoegd voor de oprichting van een overlegcomité voor een entiteit onder zijn bevoegdheid (artikel 6, 12°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2009 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse Regering). Terug naar tekst

[15] De preventieadviseur die belast is met de leiding van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk, is van rechtswege lid van elk basisoverlegcomité, elk tussenoverlegcomité en elk hoog overlegcomité voor de vergaderingen over aangelegenheden die in particuliere bedrijven zijn opgedragen aan de Comités voor Preventie en Bescherming op het Werk (artikel 44 van het koninklijk besluit van 28 september 1984). De preventieadviseurs en arbeidsartsen nemen deel aan de vergaderingen met raadgevende stem telkens wanneer er op de agenda een punt staat dat behoort tot hun bijzondere bevoegdheid en inzonderheid bij de bespreking van het globaal preventieplan, het jaarlijks actieplan en het medisch jaarverslag (artikel 25 van het koninklijk besluit van 3 mei 1999 betreffende de opdrachten en de werking van de Comités voor Preventie en Bescherming op het werk). Terug naar tekst

[16] Voor sommige kleine entiteiten (zoals strategische adviesraden) kan het bijvoorbeeld interessant zijn om zich aan te sluiten bij een EOC van het departement. Terug naar tekst

[17] Artikel 38 van het koninklijk besluit van 28 /9/1984 bepaalt dat de voorstellen met betrekking tot de oprichting (of de afschaffing) van basis- en tussenoverlegcomités en de vaststelling van hun gebied het voorwerp uitmaken van overleg in het hoog overlegcomité in het gebied waarvan ze worden opgericht. Terug naar tekst

[18] SEOC’s zijn niet vermeld in de wetgeving. Het reglement van orde van het SEOC bevat daarom best een passage waaruit blijkt dat de adviezen van het SEOC dezelfde bindende waarde hebben als die van een EOC of BDOC. Terug naar tekst

[19] Het toepassingsgebied van de sectorale akkoorden strekt zich in principe uit tot de diensten van de Vlaamse overheid, zoals gedefinieerd in het Vlaams personeelsstatuut, en de SERV. Terug naar tekst

[20] Het gaat om afgevaardigden als vermeld in artikel 71, 4°, van het koninklijk besluit van 1984: leden van de afvaardiging van een vakorganisatie die vertegenwoordigd is in een onderhandelings- of overlegcomité, alsook de technici van die afvaardiging. Terug naar tekst

[21] Zie punt 5.3 van de omzendbrief van 7 juni 2002 betreffende het welzijn op het werk in de overheidsdiensten, onderworpen aan het vakbondsstatuut, bepaald bij het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel: “Het lijkt redelijk dat de in de betrokken overheidsdiensten gangbare vergoedingen wegens reiskosten ook gelden voor de leden van het comité bij de uitoefening van hun functie.” Terug naar tekst

[22] De erkende vakorganisaties voor de diensten en instellingen die behoren tot het gebied van Sectorcomité XVIII, zijn momenteel ACOD, FCSOD, VSOA, NUOD, Onafhankelijke Centrale der Openbare Diensten, Autonome Centrale van het Overheidspersoneel, Verbond van het Vlaams Overheidspersoneel, Vlaamse Beroepsvereniging voor Verpleegkundig Kaderpersoneel (alleen erkend voor de hoofdverpleegkundigen, de dienstoversten verpleging en middenkaderfuncties en de directies verpleging), Syndikaat van Ambtenaren van de Openbare Diensten (Syndikaat van het personeel der belastingen, taksen en rechten), Beroepsvereniging van Loodsen (alleen erkend voor de loodsen en de loodsen in stage), Werknemersbond voor de Vlaamse Overheid (WBVO), Onafhankelijke Vereniging van Loodsen (alleen erkend voor de loodsen met algemene functie en de loodsen in stage met standplaats Oostende en Brugge); de wedertewerkgestelde loodsen; de loodsen met functie kapitein en stuurman loodsboot en de loodsen met functie chef-loods en nautisch dienstchef). Terug naar tekst

[23] artikel 16, 4°, en artikel 17, 1°, van de wet van 19 december 1974 Terug naar tekst

[24] artikel 12 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[25] De documentatie die de representatieve vakbonden ontvangen in het kader van onderhandelingen of overleg, valt daar niet onder. Terug naar tekst

[26] het koninklijk besluit van 27 november 1973 houdende reglementering van de economische en financiële inlichtingen te verstrekken aan de ondernemingsraden Terug naar tekst

[27] artikel 47 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[28] artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[29] artikel 24 en 25 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[30] artikel 46 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[31] artikel 47 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[32] De 10 wettelijke feestdagen zijn: Nieuwjaar, paasmaandag, 1 mei, hemelvaartsdag, pinkstermaandag, 21 juli, O.L.-Vrouw Hemelvaart, Allerheiligen, 11 november en Kerstmis. Terug naar tekst

[33] artikel 31 bis van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[34] artikel 41 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[35] artikel 44 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[36] Er is geen minimum aanwezigheidsgraad of - percentage van vakbondsafgevaardigden voor een EOC.

Noch de afwezigheid van een of meer regelmatig opgeroepen leden van de afvaardiging van de overheid, noch die van een of meer regelmatig opgeroepen afvaardigingen van vakorganisaties, maakt de onderhandelingen ongeldig (artikel 22 en 47 van het koninklijk besluit van 28 september 1984).

Als alle afvaardigingen worden opgeroepen, kan het overlegcomité plaatshebben ongeacht het aantal aanwezigen.

In het met redenen omkleed advies van het overlegcomité kan melding wordt gemaakt van het standpunt dat schriftelijk werd medegedeeld door een vakorganisatie die niet aan het overleg heeft deelgenomen.

De secretaris vermeldt in de notulen de naam van de aanwezige en afwezige leden en vakbonden (art. 48).

De vakorganisaties en de leden van de overheidsafvaardiging kunnen hun opmerkingen (bijvoorbeeld op de besproken aangelegenheden) binnen vijftien werkdagen na de verzending van de notulen ter kennis brengen van de voorzitter, ongeacht of zij aanwezig waren op het overleg (art. 49). Terug naar tekst

[37] Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de beëindigingstermijn van het overleg (art. 25 en 47, eerste lid KB) en de termijn om de opmerkingen mee te delen (artikel 49, § 2, KB).

Het overleg moet beëindigd zijn binnen dertig dagen sedert de dag van de eerste vergadering waarop het punt ter sprake werd gebracht, dit wil zeggen: het mondeling overleg op de vergadering van het EOC, maar ook het schriftelijk overleg (indien wordt afgesproken om over dit punt verder schriftelijk te overleggen). Overleg veronderstelt een dialoog.

De beëindigingstermijn beoogt, bij een niet eenparig advies eventueel tot een eenparig advies te komen door nieuw overleg binnen die termijn. Het standpunt dat schriftelijk wordt gegeven door op de vergadering afwezige vakbonden kan opgenomen worden in het advies.

Iets anders is de termijn van vijftien werkdagen om, na het overleg, opmerkingen te maken. Hier gaat het louter over opmerkingen (zowel rechtstreeks op de notulen als onrechtstreeks op de documenten). Opmerkingen komen van één partij. Hier is dus geen sprake meer van overleg. Terug naar tekst

[38] artikel 50 van het koniklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst

[39] artikel 32 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 Terug naar tekst