Datum:
25 januari 2007
Aanhef:
Aan de voorzitters en secretarissen van de basis-(entiteits) en tussen-(beleidsdomein)overlegcomités van de Vlaamse overheid
Betreft:
1. Uitvoering van het vakbondsstatuut in de diensten van de Vlaamse overheid die tot het gebied van het Sectorcomité XVIII en het Hoog Overleg Comité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest behoren
2. Organisatie van het overleg
1. Uitvoering van het vakbondsstatuut
1.1. Nieuwe onderhandelingsstructuur
Ingevolge het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 waarbij nieuwe structuren voor de diensten van de Vlaamse overheid werden uitgetekend, diende ook het gebied van het Sectorcomité XVIII Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest hertekend te worden.
Gelet op de inwerkingtreding op1 januari 2006 van het nieuwe organisatiebesluit d.d. 3 juni 2005 en de daarmee gepaard gaande start van de nieuwe organisatiestructuur Beter Bestuurlijk Beleid is er vanaf deze datum ook een nieuw gebied van het Sectorcomité XVIII.
Er is één sectorcomité m.n. het Sectorcomité XVIII voor de 13 beleidsdomeinen en voor de entiteiten die buiten de BBB-structuur vallen.
In bijgaand overzicht worden de entiteiten opgesomd die in het gebied van het Sectorcomité XVIII vallen. Enerzijds worden de entiteiten opgesomd die in de nieuwe BBB-structuur vallen en anderzijds deze die er buiten vallen (zie bijlage 1).
1.2. Nieuwe overlegstructuren
Ook de overlegstructuren dienen aangepast te worden aan de nieuwe organisatiestructuur Beter Bestuurlijk Beleid.
Eén Hoog overlegcomité voor 13 beleidsdomeinen en voor de entiteiten die buiten de BBB-structuur vallen.
Het gebied van het Hoog Overlegcomité stemt overeen met het gebied van het sectorcomité XVIII(1).
Het Hoog overlegcomité bestaat uit basis- en tussenoverlegcomités en werkgroepen.
Substructuren in het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest: principes
- 1 tussenoverlegcomité per beleidsdomein, met als Vlaamse roepnaam Beleidsdomeinoverlegcomité (BDOC);
- 1 basisoverlegcomité per entiteit op N-niveau (departement, agentschap, administratief personeel strategische raad) met als Vlaamse roepnaam Entiteitsoverlegcomité (EOC);
- "onderafdelingen" basisoverlegcomité voor organisatorische onderdelen van een entiteit met als roepnaam Subentiteitsoverlegcomité (SEOC): territoriaal of functioneel waar een afzonderlijk overlegorgaan functioneel verantwoord is (vb provinciale afdeling of gemeenschapsinstellingen of een DAB);
- werkgroepen Welzijn op het Werk voor organisatorische onderdelen die onder verschillende beleidsdomeinen ressorteren (gebouwen waar entiteiten van verschillende beleidsdomeinen aanwezig zijn).
In de vergadering van het Hoog overlegcomité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest d.d. 15 mei 2006 werd een advies gegeven over de voorstellen tot oprichting van basis- en tussenoverlegcomités aangepast aan de nieuwe BBB structuren.
De beleidsdomein- en entiteitsoverlegcomités worden via een ministerieel besluit opgericht. De oprichting en samenstelling van de "onderafdelingen" van basisoverlegcomités (SEOC) worden formeel geregeld in het reglement van orde van het betrokken basisoverlegcomité (EOC) na voorafgaand akkoord van de Vlaamse minister van Bestuurszaken en voorafgaand advies van het Hoog Overlegcomité, in de mate dat het reglement van het betrokken basisoverlegcomité (SEOC) afwijkt van het model reglement van orde. De goedgekeurde reglementen van orde van de SEOC die niet afwijken van het model reglement van orde, worden voor mededeling voorgelegd aan het Hoog Overlegcomité.
De werkgroepen welzijn op het werk werden formeel opgericht via het huishoudelijk reglement van het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest d.d. 15 mei 2006. Dit reglement werd op 2 oktober 2006 door de voorzitter van het Hoog Overlegcomité en de afvaardigingen van de vakbonden ondertekend. De voorzitters werden op 2 oktober 2006 aangeduid door de voorzitter van het Hoog Overlegcomité (zie bijlage 2).
Voor de openbare instellingen die buiten de structuur van BBB vallen maar wel in het toepassingsgebied van de wet van 19/12/1974 ressorteren, blijven de huidige overlegstructuren bestaan. Zo blijven de besluiten van de Vlaamse regering van 10/7/1991 en 28/7/1995 houdende oprichting van basis- en tussenoverlegcomités verder van kracht voor volgende instellingen: UZ Gent, de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening, de VRT, de VLOPERA, het KMSKA en RAGO.
Wat de gewestelijke ontvangers betreft werd er ingevolge het besluit van de Vlaamse regering van 13/1/2006 al een basisoverlegcomité opgericht.
In bijlage 3 wordt een overzicht gegeven van de basis-(entiteit) en tussen (beleidsdomein)overlegcomités en werkgroepen welzijn op het werk.
naar boven
2. Onderhandelings- en overlegmateries
2.1. De aangelegenheden waarover onderhandeld of overlegd dient te worden, staan vermeld in de wet van 19 december 1974(2).
Het koninklijk besluit van 29 augustus 1985 tot aanwijzing van de grondregelingen betreffende:
1. het administratief statuut, met inbegrip van de vakantie- en verlofregeling;
2. de bezoldigingsregeling;
3. de pensioenregeling;
4. de betrekkingen met de vakbonden;
5. de organisatie van de sociale diensten
heeft duidelijk vastgesteld waarover onderhandeld dient te worden.
Dit betekent dat met betrekking tot die vijf voormelde rubrieken, alles wat niet werd aangeduid als onderhandelingsmaterie (grondregeling), ipso facto als overlegmaterie moet worden beschouwd.
De verplichting tot voorafgaande onderhandeling of overleg is een door de wet zelf voorgeschreven substantiële vormvereiste.
Dit betekent dat de beslissingen of maatregelen door de overheid genomen zonder voorafgaande onderhandeling of overleg, door de Raad van State vernietigd kunnen worden.
De gecoördineerde teksten van de voormelde wet van 19 december 1974 en haar uitvoeringsbesluiten, kan u raadplegen in de juridische databank van de wetgeving (Justitie): www.ejustice.just.fgov.be/wet/wet.htm.
2.2. Ingevolge de wet van 18 december 2002 tot wijziging van de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen dienen in de overheidsdiensten en dus ook in de Vlaamse administratie arbeidsreglementen te worden vastgesteld.
Op 4 juli 2003 keurde de Vlaamse regering al een eerste versie van het model van arbeidsreglement principieel goed. De Vlaamse Regering keurde op 20 juli 2006 het aangevulde model van arbeidsreglement definitief goed.
De bedoeling van het model van arbeidsreglement is, dat het door de diensten van de Vlaamse overheid wordt gebruikt bij het opstellen van hun eigen arbeidsreglement. Het model bevat zowel verplicht over te nemen gedeelten als ook gedeelten waaraan in het kader van de managementvrijheid door de diensten een eigen invulling kan worden gegeven.
De nodige richtlijnen, een overzicht van de te volgen syndicale procedure en een toelichting bij de bekendmakingsverplichting werden ook in het model opgenomen (zie: modeldocumenten).
Over deze arbeidsreglementen dient er al naargelang de materie onderhandeld of overlegd te worden in de betrokken comités (sectorcomité XVIII of overlegcomité) volgens de onderhandelings- en overlegprocedures van het vakbondsstatuut (zie overzichtstabel bij het model van arbeidsreglement).
naar boven
3. Verplaatsingskosten van de afgevaardigden van de vakbonden in het sectorcomité XVIII en in de overlegcomités
Ingevolge de artikelen 33 en 47 van het KB van 28/9/1984 komen de werkingskosten van ieder comité, van iedere afdeling of onderafdeling ten laste van het bestuur of van de publiekrechtelijke rechtspersoon waarvan de voorzitter van het comité, de afdeling of de onderafdeling de leiding heeft.
In het sectoraal akkoord 2005-2007 wordt de terugbetaling van de verplaatsingskosten beperkt tot vier vakbondsafgevaardigden per representatieve vakbond, vermeld in artikel 71, 4° van het KB van 28/9/1984, en per vergadering.
Deze kosten vallen buiten het budget voorzien voor het SA 2005-2007 maar vallen ten laste van het betrokken onderhandelings- of overlegorgaan waaronder het personeelslid ressorteert. Deze kosten zullen terugbetaald worden m.i.v. 1 januari 2006.
Hierna volgen de concrete modaliteiten van terugbetaling van de verplaatsingskosten van de vakbondsafgevaardigden.
De verplaatsingskosten worden terugbetaald door de entiteit waaronder de afgevaardigden ressorteren volgens de regeling m.b.t. reiskosten die van toepassing is op de entiteit van de betrokken afgevaardigden.
De terugbetaling van de verplaatsingskosten wordt beperkt tot de onderhandelings- en overlegorganen waaronder het personeelslid ressorteert. Dit betekent dat het hier gaat over vergaderingen van het sectorcomité, hoog overlegcomité, tussenoverlegcomité (beleidsdomein) of basisoverlegcomité (entiteit) waaronder het personeelslid ressorteert.
Deze terugbetaling zal uiteraard slechts gebeuren indien het personeelslid echte kosten gemaakt heeft om zich naar de vergadering te verplaatsen.
De terugbetaling van de verplaatsingskosten is per vakbond en per vergadering van het onderhandelingscomité of het overlegcomité beperkt tot vier afgevaardigden vermeld in artikel 71, 4° van het KB van 28/9/1984. Dit zijn leden van de afvaardiging van een representatieve vakbond die in een onderhandeling- of overlegcomité vertegenwoordigd is en de technici van die afvaardiging met uitsluiting van de vaste afgevaardigden.
Als er meer dan vier afgevaardigden van een vakbond op de vergadering van een comité aanwezig zijn, dient de verantwoordelijke leider van de betrokken vakbond schriftelijk aan de voorzitter van het betrokken comité mee te delen welke personeelsleden recht hebben op de terugbetaling van de verplaatsingskosten.
Voor de reiskosten ten gunste van de vakbondsafgevaardigden die opdrachten uitvoeren in het kader van preventie en bescherming op het werk, wordt verwezen naar punt 5.3. van bijgaande omzendbrief van 7/6/2002 betreffende het welzijn op het werk in de overheidsdiensten onderworpen aan het vakbondsstatuut bepaald bij het KB van 28/9/1984. In punt 5.3. wordt het volgende gesteld: "Het lijkt redelijk dat de in de betrokken overheidsdiensten gangbare vergoedingen wegens reiskosten ook gelden voor de leden van het comité bij de uitoefening van hun functie."
naar boven
4. Bevoegdheden en organisatie van de basis(entiteits)- en tussen-(beleidsdomein) overlegcomités
4.1. Bevoegdheden van de basis- en tussenoverlegcomités
4.1.1. Bevoegdheden in het kader van het vakbondsstatuut
Er dient slechts overlegd te worden over algemene maatregelen betreffende het personeel en niet over de concrete toepassing, individueel of collectief, van die maatregelen op de betrokken personeelsleden.
Onverminderd punt 2.1. is elk overlegcomité grosso modo bevoegd om over de volgende aangelegenheden te overleggen die uitsluitend betrekking hebben op de tot zijn gebied behorende personeelsleden:
4.1.1.1. vaststelling van de personeelsplannen
4.1.1.2. maatregelen met betrekking tot de arbeidsduur en de organisatie van het werk (arbeidsreglement)
arbeidsduur
Onder "arbeidsduur" wordt verstaan het geheel van maatregelen die betrekking hebben op de vaststelling van de dagelijkse of wekelijkse arbeidsduur.
Maatregelen tot organisatie van een nachtdienst, een continudienst of ploegwerk hebben uiteraard een weerslag op de arbeidsduur.
Bijgevolg dient er over deze maatregelen overlegd te worden.
organisatie van het werk
Dit begrip heeft in de wet van 19 december 1974 een beperkte betekenis. Deze wet zelf geeft geen definitie of uitsluitsel van wat onder het begrip "organisatie van het werk" moet worden verstaan. Wel worden in de voorbereidende werken en het advies van de Raad van State bij de wet van 19 december 1974 aanwijzingen gegeven.
Het gaat niet over de "organisatie van de diensten". Hieruit volgt dat over de beslissingen tot oprichting, verandering, fusie of afschaffing van inrichtingen of diensten, en uiteraard evenmin het door de overheid gevoerde beleid op een of ander gebied, moet onderhandeld of overlegd worden(3).
Dit betekent dat er niet moet overlegd of onderhandeld worden over de organogrammen.
Uiteraard hebben de oprichting, afschaffing en veranderingen van diensten gevolgen op het personeel. Zo zullen deze veranderingen resulteren in de oprichting, afschaffing of omvorming van de betrekkingen. Deze wijzigingen hebben gevolgen op de personeelsplannen waarover uiteraard wordt overlegd.
Volgens de Raad van State "verdient het aanbeveling de 'arbeidsduur' te koppelen aan de daar nauw bij aansluitende 'organisatie van het werk'"(4). Hieruit volgt dat men onder 'organisatie van het werk' moet verstaan de spreiding van het werk in de tijd evenals de organisatie van het werk per ploeg, in nachtdienst of in continudienst.
Dit betekent dat over volgende aangelegenheden dient overlegd te worden in het betrokken overlegcomité (hoog overlegcomité of basis- of tussenoverlegcomité, naargelang de betrokken personeelsleden):
- beginsel van de vaste werktijd of de variabele werktijd;
- de regeling van de compensatie en de recuperatie van de overuren;
- organisatie van beurtrollen;
- de regeling van de controle van de werktijd.
Onder organisatie van het werk wordt niet bedoeld dat er moet overlegd worden over de verdeling van de taken tussen de diensten of tussen de personeelsleden. De overheid behoudt het exclusieve recht haar diensten te organiseren en de opdrachten en taken toe te wijzen aan de personeelsleden of diensten. Alleen de algemene wijze waarop deze taken en opdrachten dienen uitgevoerd te worden, wordt aan het overleg onderworpen, voor zover deze een weerslag hebben op de toestand van de personeelsleden. In dit verband kan verwezen worden naar de richtlijnen die gegeven worden om te bepalen onder welke voorwaarden de jaarlijkse vakantie kan genomen worden.
4.1.1.3. voorstellen tot "verbetering van de menselijke betrekkingen" en "opvoering van de productiviteit"
Deze begrippen worden ook niet in de wet van 19 december 1974 gepreciseerd.
Volgens de Raad van State zijn deze begrippen uiterst algemeen en verwijzen ze meer naar doelstellingen dan naar concrete zaken. De "verbetering van de menselijke betrekkingen" moet voor de administratieve overheden een voortdurende zorg zijn bij het nemen van al haar beslissingen. De "opvoering van de productiviteit" kan worden nagestreefd door zeer uiteenlopende maatregelen. Ondanks de gehanteerde begrippen zal dus nog heel wat onzekerheid overblijven omtrent de draagwijdte van de verplichting van de administratieve overheden om overlegprocedures in te zetten.(5)
4.1.1.4. aangelegenheden inzake het welzijn op het werk
De algemene preventiebeginselen worden opgesomd in de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.
Volgens de Welzijnswet wordt het welzijn nagestreefd door maatregelen die betrekking hebben op:
1° de arbeidsveiligheid;
2° de bescherming van de gezondheid van de werknemer op het werk;
3° de psychologische belasting veroorzaakt door het werk;
4° de ergonomie;
5° de arbeidshygiëne;
6° de verfraaiing van de arbeidsplaatsen;
7° de maatregelen van de onderneming inzake leefmilieu, wat betreft hun invloed op de punten 1° tot 6°;
8° de bescherming van de werknemers tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW).
In uitvoering van deze wet werden er verscheidene koninklijke besluiten gepubliceerd o.m. de volgende die hier van belang zijn:
- KB van 27/3/1998 betreffende de Interne dienst voor preventie en bescherming op het Werk;
- KB van 27/3/1998 betreffen de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk;
- KB van 3/5/1999 betreffende de opdrachten en werking van de comités voor preventie en bescherming op het werk.
Ingevolge artikel 39 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 (6) worden alle bevoegdheden die in particuliere bedrijven opgedragen zijn aan de Comités voor preventie en bescherming op het werk uitgeoefend door, naar gelang het geval, de basisoverlegcomités, tussenoverlegcomités en het Hoog Overlegcomité (7) voor aangelegenheden die uitsluitend betrekking hebben op de tot hun gebied behorende personeelsleden.
Enkel de bepalingen m.b.t. de bevoegdheden en opdrachten van het Comité voor preventie en bescherming op het werk zullen van toepassing zijn op deze overlegcomités.
De opdrachten van de Comités voor preventie en bescherming op het werk werden vastgesteld in de afdeling II van het koninklijk besluit van 3 mei 1999 en nader toegelicht in de omzendbrief van 7 juni 2002 betreffende het welzijn op het werk in de overheids-diensten onderworpen aan het vakbondsstatuut (8) (zie bijlage 4).
Het Comité voor preventie en bescherming op het werk heeft hoofdzakelijk als opdracht alle middelen op te sporen en voor te stellen en actief bij te dragen tot alles wat wordt ondernomen om het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te bevorderen. Dit Comité heeft voornamelijk een adviserende functie en werkt nauw samen met de Gemeenschappelijke Dienst voor preventie en bescherming op het werk.
4.1.2. Uitvoering afspraken met de vakbonden in het Sectorcomité XVIII Hoog Overlegcomité (o.m. Sectorale Akkoorden, protocollen, notulen)
Naast de bevoegdheden/taken die rechtstreeks voortspruiten uit het vakbondsstatuut zijn er ook afspraken gemaakt met de representatieve vakbonden in het Sectorcomité XVIII/Hoog Overlegcomité die dienen uitgevoerd te worden.
Hiertoe werd er een overzichtstabel "afspraken met de vakbonden in het Sectorcomité XVIII/Hoog Overlegcomité" gemaakt waarin de afspraken uit de Sectorale Akkoorden, protocollen en notulen vermeld staan (zie bijlage 6).
4.2. Organisatie van het overleg
De artikelen 45 tot 50 van het voornoemde uitvoeringsbesluit van 28 september 1984 regelen de organisatie van het overleg.
Uit de lezing van artikel 47 blijkt dat de procedures betreffende de overlegmateries en het welzijn op het werk op enkele punten van elkaar verschillen met name:
- de vaststelling van de dagorde;
- het initiatiefrecht van de overheid en de vakbond;
- de wijzigingen aan de dagorde.
Deze verschilpunten worden in deze omzendbrief verder uiteengezet.
Het is raadzaam om de vergaderingen m.b.t. enerzijds het welzijn op het werk en anderzijds de overlegmateries strikt uit elkaar te houden. In de oproepingen met de dagorde dienen beide materies afzonderlijk vermeld te worden. Er dienen ook afzonderlijke notulen en adviezen opgemaakt te worden.
De voorzitter kan naar gelang de onderwerpen een andere secretaris aanwijzen.
De voorzitter en de secretaris spelen een cruciale rol bij het verloop en het eindresultaat van het overleg. Bovendien dragen zij samen de verantwoordelijkheid voor de naleving van de procedureregelingen. Om die reden dient bij de opmaak van de oproepingsbrieven en de notulen, en bij de verzending van deze stukken de vastgelegde procedure nauwkeurig en strikt nageleefd te worden. Bij niet-naleving van deze procedureregels zal het overleg een vormgebrek vertonen dat kan leiden tot de vernietiging of het niet toepassen van de beslissing ter zake.
4.2.1. Bevoegdheden van de voorzitter van een overlegcomité
De bevoegdheden van de voorzitter zijn grosso modo de volgende:
- vaststellen van de dagorde en de datum van de vergaderingen;
- leiden van de debatten en handhaven van de orde in de vergaderingen;
- toezien op de goede werking van het overlegcomité;
- aanwijzen van de secretaris en de administratieve dienst die het secretariaat organiseert;
- oordelen over de spoedprocedure betreffende de verzendingstermijn van de oproepingen;
- inkorten van de termijn waarbinnen het overleg beëindigd dient te worden;
- ondertekenen van de notulen.
4.2.2. Taak van de secretaris
Eerst dient opgemerkt te worden dat de secretaris geen deel uitmaakt van het overlegcomité noch van de betrokken afvaardigingen. Hij mag niet deelnemen aan het overleg maar hij staat de voorzitter bij tijdens de vergaderingen.
De secretaris vervult de volgende opdrachten:
- verzenden van de oproepingen met de dagorde en de voor het overleg nodige documentatie;
- opstellen en ondertekenen van de notulen met het met redenen omkleed advies;
- bewaren van de dagorde, met de bijgevoegde documentatie en de notulen;
- verzenden van de nodige afschriften van de definitieve notulen (zie punt 4.2.7.4).
4.2.3. De oproepingen
De secretaris verstuurt de oproepingen met de dagorde.
Om te voorkomen dat het overleg een vormgebrek zou vertonen, behoren de oproepingen regelmatig te worden opgesteld en binnen de vastgestelde termijnen te worden opgestuurd aan de leden van het overlegcomité.
Indien een van de leden van de overheidsafvaardiging of van een of meer vakbondsafvaardigingen of de preventieadviseur of arbeidsarts niet wordt uitgenodigd, is het overlegcomité niet meer regelmatig samengesteld en is het overleg ongeldig. Hierdoor kan de beslissing, die na het overleg genomen wordt, vernietigd worden.
4.2.4. Inhoud van de oproepingen (art. 27)
De oproepingen bestaan uit de volgende elementen:
- de dagorde;
- de in de artikelen 24, derde lid en 25 bedoelde termijnen;
- de voor het overleg noodzakelijke documentatie.
De dagorde
De voorzitter stelt de dagorde op waarin het volgende vermeld wordt.
- de aangelegenheden betreffende het overleg of het welzijn op het werk, hetzij op initiatief van de overheid, hetzij op initiatief van een representatieve vakbond.
Elke vakbond kan de voorzitter schriftelijk vragen een aangelegenheid waarover overleg kan gepleegd worden op de dagorde te plaatsen. In dat geval dient de voorzitter het comité uiterlijk zestig dagen na ontvangst van de vraag bijeen te roepen.
De voorzitter kan om dwingende redenen weigeren een punt op de dagorde te plaatsen. In dat geval moet hij binnen vijftien dagen na het versturen van de aanvraag de redenen van zijn weigering ter kennis brengen van het comité en van de betrokken vakbond (art. 46).
Wanneer een vakbond aan de voorzitter van een overlegcomité schriftelijk vraagt een aangelegenheid betreffende het welzijn op het werk op de dagorde te plaatsen, dient de voorzitter het comité zo spoedig mogelijk bijeen te roepen, en uiterlijk dertig dagen na ontvangst van de vraag (art. 47).
- datum, uur en plaats van de vergadering;
- de termijnen waarbinnen het overleg moet zijn beëindigd. De gewone termijn bedraagt dertig kalenderdagen te rekenen vanaf de dag waarop het comité het punt voor het eerst aangekaart heeft. De voorzitter kan de gewone termijn beperken tot tien kalenderdagen wanneer hij oordeelt dat een bepaald punt dringend behandeld moet worden.
De documentatie
De voorzitter oordeelt welke documentatie aan de dagorde wordt toegevoegd.
Het is voldoende dat het ontwerp van maatregel in de vorm van een nota wordt voorgelegd aan het overlegcomité. In deze nota worden het onderwerp en de draagwijdte van de voorgenomen maatregel uiteengezet. Het is belangrijk dat er nuttige informatie wordt gegeven om tot een goede werking van het overleg te komen.
4.2.5. Verzendingstermijn van de oproepingen
De gewone termijn
De gewone termijn bedraagt tien werkdagen vóór de datum van de vergadering. Voor de berekening van de termijn wordt er rekening gehouden met de regels uit het Gerechtelijk Wetboek.
Hieruit volgt dat:
- de dag waarop de oproeping wordt verstuurd niet meetelt in deze termijn;
- de vervaldag van de termijn wel meetelt.
De werkdagen zijn: maandag tot vrijdag voor zover ze geen wettelijke feestdagen zijn.
De wettelijke feestdagen zijn: Nieuwjaar, paasmaandag, 1 mei, hemelvaartsdag, pinkstermaandag, 21 juli, O.L.-Vrouw Hemelvaart, Allerheiligen, 11 november en Kerstmis.
De spoedtermijn
In dwingende gevallen - en daar oordeelt de voorzitter over - kan de gewone termijn verminderd worden tot drie werkdagen. In de oproeping dient duidelijk vermeld te worden dat de spoedprocedure inzake verzending werd gevolgd. Deze spoedprocedure staat los van de in artikel 25, derde lid bedoelde spoedprocedure betreffende overleg. Concreet betekent dit, dat wanneer de termijn van verzending wordt beperkt tot 3 werkdagen, de overlegprocedure niet noodzakelijk wordt beperkt.
- postdatum geldt als bewijs van verzending
In gewone gevallen moet de secretaris ervoor zorgen dat hij beschikt over een passend bewijs van verzending, bij voorbeeld een boek van uitgaande stukken.
Voor belangrijke zaken kunnen de oproepingen evenwel aangetekend worden verstuurd.
4.2.6. Aan wie worden de oproepingen gestuurd?
De oproepingen met de dagorde worden gestuurd aan de leden van de afvaardiging van de overheid, aan de vakbond; in voorkomend geval aan de preventieadviseur en aan de betrokken arbeidsarts.
De leden van de afvaardiging van de overheid in de overlegcomités (beleidsdomeinoverlegcomités en entiteitsoverlegcomités) worden aangesteld krachtens de ministeriële besluiten van de 13 beleidsdomeinen houdende oprichting van basis- en tussenoverlegcomités en samenstelling van de overheidsafvaardiging in het Beleidsdomein.
De drie representatieve vakbonden die zitting hebben in het Sectorcomité en in het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeen schap en Vlaams Gewest en bijgevolg ook in de overlegcomités zijn de volgende:
- de Algemene Centrale der Openbare Diensten, Fontainasplein 9-11 te 1000 Brussel;
- de Federatie van de Christelijke Syndicaten der Openbare Diensten waaronder: - de Christelijke centrale der Openbare Diensten: Helihavenlaan 21, 1000 Brussel;
- ACV-Transcom: Galerij Agora, Grasmarkt 105, bus 40, 1000 Brussel;
- het Vrij Syndicaat van het Openbaar Ambt, Boudewijnlaan 11, 1000 Brussel.
In het reglement van orde van een overlegcomité kan o.m. bepaald worden op welk adres en in hoeveel exemplaren de oproepingen verstuurd dienen te worden.
4.2.7. De vergaderingen van de overlegcomités
4.2.7.1. Samenstelling van de afvaardigingen
Bij het begin van elke vergadering moet de secretaris van het betrokken overlegcomité nagaan of de afvaardigingen op regelmatige wijze zijn samengesteld.
Voor de samenstelling van de overheidsafvaardiging verwijs ik u naar de bovenvermelde ministerieel besluiten van de 13 beleidsdomeinen.
De afvaardiging van elke vakbond bestaat uit maximum drie leden. De vakbond is volledig vrij in het samenstellen van haar afvaardiging.
Zowel de overheidsafvaardiging als de vakbondsafvaardiging kunnen met technici aangevuld worden.
Voor de vergaderingen over welzijn op het werk is de preventieadviseur van rechtswege lid van het betrokken overlegcomité. Derhalve dient de preventieadviseur ook opgeroepen te worden om deel te nemen aan de vergaderingen ter zake. De preventieadviseur neemt deel aan de vergaderingen over welzijn op het werk als lid van het betrokken overlegcomité en niet als lid van de overheidsafvaardiging.
De betrokken arbeidsarts dient eveneens uitgenodigd te worden voor vergaderingen over welzijn op het werk.
Er dient opgemerkt te worden dat de afwezigheid van een of meer regelmatig opgeroepen leden van de betrokken afvaardigingen, het overleg niet ongeldig maakt.
Om de notulen op te stellen, maakt de secretaris een lijst op van aan- en afwezigen met de naam van:
- de leden van de overheidsafvaardiging of van hun plaatsvervangers;
- de vakbond;
- de leden van de vakbondsafvaardiging;
- in voorkomend geval, de preventieadviseur en de arbeidsarts;
- de technici van de overheidsafvaardiging;
- de technici van de vakbondsafvaardiging.
4.2.7.2. Verloop van de vergadering
De punten van de dagorde met betrekking tot de overlegmateries worden in de daartoe vermelde volgorde onderzocht.
De dagorde met betrekking tot welzijn op het werk kan echter op voorstel van een afvaardiging gewijzigd worden. Om doorgang te vinden moeten de aanwezige afvaardigingen de wijzigingen eenparig aannemen.
Het overleg wordt beëindigd binnen de termijn zoals vermeld op de dagorde. De gewone termijn bedraagt dertig dagen te rekenen vanaf de dag van de eerste vergadering waarop het punt besproken werd. In dringende gevallen bedraagt deze termijn tien dagen.
Tijdens de vergadering, kan de termijn waarbinnen het overleg beëindigd moet zijn - zoals vastgesteld in de dagorde - bij onderlinge overeenkomst worden verlengd.
Het overleg eindigt met een met redenen omkleed advies waarin naar gelang van het geval vermeld wordt:
- het eenparige standpunt van de afvaardigingen;
- of de uiteenlopende standpunten.
Tijdens de vergaderingen wordt er niet gestemd over de besproken punten. Als de afvaardigingen niet tot een eenparig akkoord kunnen komen, worden de diverse standpunten in het met redenen omklede advies vermeld.
4.2.7.3. De notulen met het met redenen omklede advies
De secretaris van het betrokken overlegcomité stelt de notulen op van de vergaderingen.
Deze notulen vermelden het volgende:
1. de dagorde;
2. de naam van de aanwezige en van de al of niet met kennisgeving afwezige leden van de afvaardiging van de overheid;
3. de benaming van de aanwezige en van de al of niet met kennisgeving afwezige vakbond, alsmede de naam van de aanwezige en van de met kennisgeving afwezige leden van de afvaardigingen van die vakbond;
4. in voorkomend geval, de naam van het aanwezige of van het al of niet met kennisgeving afwezige preventieadviseur en van de arbeidsarts;
5. de namen van de technici van de overheidsafvaardiging en van de vakbondsafvaardiging;
6. de beknopte uiteenzetting van de besprekingen;
7. het met redenen omklede advies met in het kort de motivering van de ingenomen standpunten.
De notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Binnen 15 kalenderdagen na de vergadering dient een afschrift van de notulen aangetekend verstuurd te worden aan de effectieve en aan de plaatsvervangende leden van de afvaardiging van de overheid, aan de betrokken vakbonden, in voorkomend geval, aan de preventieadviseur en aan de arbeidsarts. De eventuele opmerkingen dienen binnen een termijn van 15 werkdagen aan de voorzitter te worden opgestuurd.
Op voorstel van een afvaardiging en na de andere betrokken afvaardigingen binnen de voormelde termijn van 15 werkdagen gehoord te hebben, kan de voorzitter die termijn wijzigen.
Wordt binnen die termijn geen tekstwijziging voorgesteld, dan worden de notulen definitief.
Als er opmerkingen of tekstwijzigingen worden voorgesteld, legt de voorzitter op de eerstvolgende vergadering het verzoek om rechtzetting aan het overlegcomité voor. Wordt geen overeenstemming bereikt, dan worden de uiteenlopende standpunten in de notulen opgetekend.
4.2.7.4. Procedureverloop van de definitief geworden notulen met het met redenen omklede advies
Een afschrift van de definitief geworden notulen met het met redenen omklede advies dient zo nodig, voor verder gevolg, gestuurd te worden:
- aan het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling;
- voor welzijn op het werk: eveneens aan de preventieadviseur.
Na ontvangst van de adviezen, treft het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling de nodige maatregelen; of legt hij het met redenen omklede advies samen met het dossier voor aan de functioneel bevoegde Vlaamse minister(s).
Het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling deelt aan de voorzitter van het betrokken overlegcomité mee welk gevolg er gegeven werd aan de adviezen.
De voorzitter van het betrokken overlegcomité deelt de stand van zaken mee op de volgende vergadering van het overlegcomité.
Wat de adviezen m.b.t. het welzijn betreft dient de preventieadviseur van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk zo nodig samen met de arbeidsarts en in overleg met het hoofd van de betrokken entiteit te onderzoeken in welke mate uitvoering kan gegeven worden aan de adviezen van het overlegcomité.
Indien de beslissing afwijkt van het met redenen omklede advies, dient de voorzitter dit - conform artikel 50 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 - binnen een maand mee te delen aan de leden van de afvaardiging van de overheid, aan de vakbond en in voorkomend geval aan de preventieadviseur.
naar boven
5. Reglement van orde
In de artikelen 45 tot 50 van het bovenvernoemde uitvoeringsbesluit van 28 september 1984 werd de werkwijze van de overlegcomités vastgesteld, en de opschorting van de termijnen in de maand augustus.
Bijkomende procedureregelingen kunnen evenwel nog vastgelegd worden in een reglement van orde.
Om in de overlegcomités tot een eenvormige werkwijze te komen is het wenselijk om het bij bijlage 5 gevoegde reglement van orde, na detailaanpassingen, toe te passen in al de overlegcomités.
naar boven
6. Opvolging werking van de overlegcomités, inlichtingen en informatie
Aangezien het Agentschap voor Overheidspersoneel belast is met o.m. de uitvoering van het vakbondsstatuut en ook de werking van de overlegcomités opvolgt, moeten de afschriften van de notulen met het met redenen omkleed advies van de vergaderingen van de overlegcomités, ter informatie, naar onderstaand mailadres verstuurd worden.
Nadere inlichtingen over deze omzendbrief of over het vakbondsstatuut in het algemeen, zijn telefonisch te verkrijgen bij mevr. Brunhilde Borms, secretaris van het Sector- en Hoog overlegcomité XVIII Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest, op het nummer 02/553.44.95. (e-mail: brunhilde.borms@bz.vlaanderen.be)
Tot slot kan voor aanvullende informatie m.b.t. syndicale aangelegenheden ook de vakbondssite geraadpleegd worden op http://www.bestuurszaken.be/vakbondsstatuut.
naar boven
7. Opheffing omzendbrieven
Volgende omzendbrieven worden opgeheven:
- omzendbrief PEBE/DVR/2000/6 van 18 mei 2000 (9)
- omzendbrief PEBE/VOI/200 /5 van 18 mei 2000 (10)
Geert BOURGEOIS
Vlaams minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme
Bijlagen:
- Bijlage 1: Sectorcomité XVIII Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest: nieuw gebied
- Bijlage 2: Voorzitters van de werkgroepen van het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest
- Bijlage 3: Overzicht overlegstructuren in het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest
- Bijlage 4: Omzendbrief van 7 juni 2002 betreffende het welzijn op het werk in de overheidsdiensten onderworpen aan het vakbondsstatuut + wijziging van deze omzendbrief dd 20 juni 2003
- Bijlage 5: Reglement van orde voor het ... overlegcomité
- Bijlage 6: Punt 4.1.2. van de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/1 m.b.t. uitvoering vakbondsstatuut in de diensten van de Vlaamse overheid
naar boven
(1) Bijlage 1 van het KB van 28/9/1984 m.b.t. het gebied van het Sectorcomité XVIII zal aangepast worden
(2) Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel
(3) Memorie van toelichting bij de wet van 19 december 1974
(4) Advies van de Raad van State bij de wet van 19 december 1974
(5) Advies van de Raad van State bij de wet van 19 december 1974
(6) KB van 28 september tot uitvoering van de wet van 19/12/1974 , gewijzigd bij 8/5/2001
(7) Deze aanpassing art. 39 van het KB van 28/9/1984 zal eerstdaags van kracht worden: wordt reeds defacto toegepast bij de Vlaamse overheid
(8) Gewijzigd bij omzendbrief van 20/6/2003
(9) Betreffende de uitvoering van het vakbondsstatuut in sommige publiekrechtelijke rechtspersonen die onder de Vlaamse Gemeenschap en/of het Vlaamse Gewest ressorteren; Organisatie van het overleg
(10) betreffende de uitvoering van het vakbondsstatuut in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen; organisatie van het overleg
naar boven
