Toelichting bij Deel IV. De evaluatie in de loopbaan - Hoofdstuk 2

Hoofdstuk 2. De procedure

Toelichting bij Art. IV 4

Bij afwezigheid van de geëvalueerde tijdens de evaluatieperiode, vindt de evaluatie indien mogelijk mondeling (bv. thuis), anders schriftelijk plaats.
In geval van schriftelijke evaluatie wordt een ontwerp van evaluatieverslag opgemaakt en gestuurd naar het personeelslid, waarna betrokkene 15 kalenderdagen de tijd heeft om hierop opmerkingen te bezorgen. Indien de evaluatoren een onvoldoende of loopbaanvertraging willen toekennen, moet deze vermelding reeds blijken uit het ontwerp van evaluatieverslag.[49]

De Raad van State voegde hieraan toe dat in geval van een schriftelijke evaluatie de overheid een langdurig ziek personeelslid een ontwerp evaluatieverslag moet bezorgen opdat het personeelslid de mogelijkheid zou hebben vooraf schriftelijk opmerkingen te formuleren - dit ter vervanging van het evaluatiegesprek - vooraleer het definitief evaluatieverslag aan het personeelslid te bezorgen (hoorplicht en zorgvuldigheidsbeginsel - cf. arresten Turtelboom nr. 175.412 van 5 oktober 2007 en Van Biervliet nr. 215.204 van 19 september 2011). Op het evaluatieverslag wordt melding gemaakt van de schriftelijke procedure.

In regel neemt slechts de eerste evaluator aan het evaluatiegesprek deel.
Op eenvoudige vraag kan dit uitgebreid worden tot de tweede evaluator (al is dit niet de regel).
Voor niveau D wordt de mogelijkheid bestendigd om een waarnemer (te onderscheiden van raadgever!) te vragen die door zijn aanwezigheid bijdraagt tot de objectiviteit van het gesprek.

Toelichting bij Art. IV 5

§ 1. De evaluatie is een verslag dat de prestaties en de wijze van uitoefening van de functie (competenties) beoordeelt.
De evaluatoren maken in de jaarlijkse evaluatie een inschatting van de mate waarin het personeelslid de verwachte prestaties levert (functiebeschrijving, doelstellingen).
Eveneens maken de evaluatoren een inschatting van de mate waarin het personeelslid voldoet aan het profiel van de functie.
De screening van de groei in competenties legt een ontwikkelingsgerichte klemtoon.[2]

Bij een schriftelijke evaluatie leidt de verwerking door de evaluatoren van de opmerkingen van het personeelslid bij het ontwerp van evaluatieverslag tot het definitief evaluatieverslag. Er wordt ook rekening gehouden met de situatie waarbij het personeelslid nalaat om opmerkingen te bezorgen: na 15 kalenderdagen wordt het evaluatieverslag dan omgezet in een definitief evaluatieverslag.[49]

Het evaluatieverslag wordt in de regel bezorgd einde maart (3 maanden na de evaluatieperiode) tenzij de evaluatieperiode van 15 maanden doorloopt in het begin van het kalenderjaar.[9]
Het is belangrijk dit niet te laten aanslepen, gelet op de geldelijke gevolgen voor het personeelslid.[9]

De Raad van State stelt in haar arresten nr. 86.112, 97.332 en 147.179 dat er tegen de evaluatie zelf die aanleiding kan geven tot een loopbaanvertraging, en niet alleen tegen de beslissing tot loopbaanvertraging, een beroepsmogelijkheid dient voorzien te worden.
Daarom wordt de beslissing tot loopbaanvertraging voortaan (vanaf 1 januari 2008) ook genomen op het moment van de evaluatie, door de evaluatoren, net zoals de beslissing onvoldoende.[2]

Tegen de evaluatie met einduitspraak[9] loopbaanvertraging of onvoldoende kan de geëvalueerde in beroep gaan bij de Raad van Beroep.[2]

De uitspraak "onvoldoende" en de beslissing tot vertraging in de functionele loopbaan hebben loopbaangevolgen.[2]

De gevolgen van de einduitspraak[9] "loopbaanvertraging" zijn:

-	er wordt één jaar schaalanciënniteit opgebouwd waarbij de in aanmerking komende diensten gelijk zijn aan de helft van de werkelijke diensten (VI 105) ;
-	tijdelijke aanstelling van projectleider wordt beëindigd.[34]

De gevolgen van de einduitspraak[9] "onvoldoende" zijn:

-	er wordt één jaar geen schaalanciënniteit opgebouwd (VI 105) en de eerstvolgende periodieke salarisverhoging wordt gedurende zes maanden uitgesteld (VII 4);
-	mogelijkheid tot ontslag van de ambtenaar, na beslissing van de benoemende overheid, als hij na een eerste evaluatie onvoldoende naar aanleiding van één van de tien eerstvolgende evaluaties een tweede evaluatie onvoldoende krijgt (XI 8);[34]
-	bepaalde mandaatfuncties of (tijdelijke) aanstellingen worden beëindigd;
-	vrijstellingen[9] van bepaalde testen van generieke competenties gelden niet ;
-	men kan niet bevorderen (VI 37), zich kandidaat stellen voor een bevordering binnen het niveau (VI 38)[9];[34]
-	geen graadverandering naar de graad van schipper of motorist (VI 59) of functiewijziging naar loods (VI 64);
-	de pensioengerechtigde ambtenaar mag de eretitel van zijn ambt niet dragen (XI 10).[2]

§ 2. Het definitief evaluatieverslag wordt in de praktijk opgesteld door de eerste evaluator met medeondertekening door de tweede evaluator.
De regel is dat de evaluatoren tot een consensus komen. Hiervan kan slechts uitzonderlijk afgeweken worden. Juridisch telt dan het verslag van de hoogste functionele chef (chef van de chef) of bij gelijkheid van de tweede evaluator. Het andere verslag is een element van het dossier.

Op grond van het arrest n° 236.701 van 8 december 2016 is een evaluatie pas definitief nadat het verslag door beide evaluatoren werd ondertekend. In geval van een onvoldoende of loopbaanvertraging is deze pas definitief en begint de beroepstermijn pas te lopen nadat een door de evaluatoren ondertekend evaluatieverslag aan de ambtenaar werd bezorgd.

§ 3. De procedure is tegensprekelijk: het personeelslid kan zijn opmerkingen op het evaluatieverslag maken en aan het dossier laten toevoegen; hij stuurt deze opmerkingen binnen 15 kalenderdagen na het ontvangen van het evaluatieverslag[9] naar alle evaluatoren. Deze laatste voegen geen commentaar meer toe.
Ingeval de evaluatie met "onvoldoende" of "loopbaanvertraging" besloten wordt, is er een formele beroepsmogelijkheid bij de raad van beroep voor de ambtenaren (zie hierna). Het contractuele personeelslid kan ontslagen worden (zie infra).[2]

Het is niet voldoende dat het personeelslid kennis heeft genomen van zijn evaluatieverslag; hij moet ook een afschrift ervan hebben ontvangen opdat hij eventueel zijn opmerkingen aan het evaluatieverslag kan toevoegen.

Toelichting bij Art. IV 6

Als ongunstige feiten worden vastgesteld, moet dit schriftelijk worden vastgesteld. Dit is een verplichting, geen mogelijkheid.

Uit het arrest van de Raad van State nr. 167.205 van 29 januari 2007 blijkt dat het belangrijk is om de ongunstige feiten die kunnen leiden tot een evaluatie "onvoldoende" op te nemen in het evaluatiedossier, en de geëvalueerde hiervan op de hoogte te brengen, om twee redenen:

1.	de feiten nauwkeurig en tegensprekelijk vaststellen,
2.	de geëvalueerde de kans geven bij te sturen tijdens de evaluatieperiode.[6]

Het maakt niet uit in welk document ongunstige feiten worden vastgesteld, waardoor het personeelslid op de hoogte wordt gebracht van zijn tekortkomingen die uiteindelijk tot een negatieve eindevaluatie zouden kunnen leiden, zolang dat het evaluatiedossier maar een document bevat dat ongunstige feiten juist, nauwkeurig en tegensprekelijk vaststelt (zie het verslag van de auditeur van de Raad van State, dat leidde tot vernietigingsarrest nr. 219.443 van 23 mei 2012), zij het een persoonlijke nota, een bijlage bij een mail, of een verslag van een tussentijds evaluatie, een opvolgingsgesprek, een functioneringsgesprek, enzovoort.[18]

Persoonlijke nota's zijn nota’s die een feitenrelaas geven over bepaalde aspecten van het functioneren van het personeelslid. Zij kunnen worden opgemaakt door alle personen of personeelsleden onder wiens functioneel gezag het te evalueren personeelslid prestaties heeft verricht.[18]

Voorafgaand aan de schriftelijke vaststelling wordt indien mogelijk een gesprek gevoerd met het personeelslid over de ongunstige feiten.[18]

Je moet kunnen aantonen dat het personeelslid het document ontvangen heeft (vb. ondertekening voor ontvangst op papier, of bij versturing door middel van mail de bijlage digitaal ondertekenen voor ontvangst, …).[18]

Het personeelslid bezorgt het document met zijn opmerkingen terug binnen de 15 kalenderdagen na het ontvangen van het document. Als het personeelslid zijn opmerkingen op papier bezorgt, dan dient het de opmerkingen ter authenticatie te ondertekenen. Bezorgt het personeelslid zijn opmerkingen via e-Ploeg dan gebeurt de verificatie van de identiteit/authenticiteit van de geëvalueerde elektronisch (via de registratie van het openen/lezen van het document).[23]

Gebeurtenissen of gedragingen buiten de dienst zijn slechts relevant in de mate dat ze de ambtsuitoefening raken; zij kunnen in deze omstandigheden het privé-leven betreffen.[18]

Toelichting bij Art. IV 7

- opgeheven (opgenomen in IV 5)[9]

* * *

De geëvalueerde heeft op elk ogenblik recht op inzage in zijn persoonlijk evaluatiedossier. Hij kan tevens op zijn verzoek een kopie krijgen van zijn evaluatiedossier. Dit recht op inzage wordt - zoals voor het persoonlijk dossier - niet statutair verankerd omdat het een algemene wettelijke verplichting inzake openbaarheid uitmaakt en dus niet uitdrukkelijk hoeft bepaald te worden.
Dit evaluatiedossier bevindt zich bij de MOD's van elk beleidsdomein en bevat alle nodige en nuttige stukken die als beoordelingsgrond kunnen dienen.

Inzake de staat van tuchtstraffen dient opgemerkt dat de tuchtstraf uitgesproken in een evaluatiejaar zich voor dat jaar in het evaluatiedossier bevindt (met dus mogelijke invloed op de loopbaan); voor de resterende termijn van doorhaling wordt zij in het persoonlijk dossier ondergebracht aangezien er voor deze periode geen relatie tussen het functioneren in de functie en de sanctie bestaat.

naar boven