Op 5 augustus 2010 trad het Archiefdecreet van 9 juli 2010 in werking. Het regelt de wijze waarop overheden in Vlaanderen hun archiefdocumenten moeten beheren en beschikbaar stellen.

Volgende aspecten worden toegelicht:

• Gedeeltelijke vernietiging
• Het Archiefdecreet in partnerschap
• Toepassingsgebied
• Inhoud van het decreet
• Verdere uitwerking van het decreet
• Publicaties over het decreet

Het Archiefdecreet in partnerschap

Samenwerking met het Vlaams Parlement

Een van de belangrijkste doelstellingen van het Archiefdecreet is om alle overheidsinstanties in Vlaanderen efficiënter te laten werken. We willen dit realiseren door hen te helpen hun informatiehuishouding optimaal in te richten.

Maar een toenemend aantal informatiestromen blijft niet beperkt tot één zorgdrager of één categorie van zorgdragers. Ze dooraderen vaak alle bestuursniveaus en ze hebben ook betrekking op instellingen die buiten het toepassingsgebied van het Archiefdecreet vallen.

Het Vlaams Parlement en de Vlaamse overheid stemmen hun werking op elkaar af via een samenwerkingsovereenkomst, waarbij beiden structureel samenwerken wat de archiefzorg en het archiefbeheer betreft.

In de voorbije maanden hebben we afspraken gemaakt over samenwerking over alle aspecten van het Archiefdecreet, zoals de ondersteuning door het steunpunt, de opmaak van een selectielijst voor het Vlaams Parlement en de kwaliteitscriteria.

Deze samenwerking brengt ons een stap dichter bij een geïntegreerd archiefbeleid in Vlaanderen, waarbij zorgdragers een optimale informatiehuishouding hebben en waarbij de recht- en informatiezoekende burger gemakkelijker toegang hebben tot die informatie. 

We verwachten dat we deze afspraken in de komende weken verder kunnen formaliseren en concreet maken.

Samenwerking met Archiefbank Vlaanderen

De Vlaamse overheid wil een centraal toegangsportaal tot alle archiefdocumenten van zorgdragers realiseren. Dit zal toegankelijk zijn voor de recht- en informatiezoekende burger en de zorgdragers zelf.

Om dit te realiseren werd afgesproken dat we structureel zullen samenwerken met Archiefbank Vlaanderen, de reeds bestaande toegang tot private archieven in Vlaanderen.

Deze samenwerking is een belangrijke stap in de richting van een centraal toegangsportaal, dat zich niet kan beperken tot de eigen zorgdragers. Burgers zijn immers op zoek naar informatie, ongeacht de bewaarlocatie.

Deze samenwerking zal in de komende maanden verder verfijnd worden in overleg met Archiefbank Vlaanderen. Ze zal geconcretiseerd worden in het uitvoeringsbesluit.

Toepassingsgebied

Het Archiefdecreet is van toepassing op meer dan 3000 zorgdragers. Een zorgdrager is die instantie die bestuurlijk verantwoordelijk is voor het archiefbeheer.

Grofweg onderscheiden we volgende categorieën van zorgdragers:

• Vlaamse overheid
• administratieve rechtscolleges
• lokale besturen
• intergemeentelijke samenwerkingsverbanden

Op basis van gegevens van het Agentschap Binnenlands Bestuur en de Studiedienst van de Vlaamse Regering hebben we dit toepassingsgebied gedetailleerd in kaart gebracht. Hieronder een beknopt overzicht van de situatie midden 2011:

Dit leert ons dat het toepassingsgebied zeer uitgebreid en divers is. Het toepassingsgebied is grotendeels hetzelfde als het Openbaarheidsdecreet. De verantwoordingsplicht en passieve openbaarheid zijn immers nauw verbonden met kwaliteitsvol archiefbeheer. Een gedetailleerder overzicht van het toepassingsgebied vindt u hier.

Inhoud van het decreet

Het Archiefdecreet bevat vijf strategische doelstellingen:

• verhogen van de kwaliteit van het archiefbeheer
• beter ontsluiten van archiefdocumenten voor de recht- en informatiezoekende burger
• openbaar maken van de meeste archiefdocumenten na 30 jaar
• stimuleren van efficiënte waardering en selectie van archiefdocumenten
• toelaten van wetenschappelijk onderzoek

Het decreet biedt alle overheden in Vlaanderen een modern en efficiënt instrument om de informatiehuishouding te optimaliseren door onder meer:

• de verantwoordelijkheden rond archiefzorg en -beheer eenduidig toe te wijzen
• een duidelijk kader te scheppen voor het kwaliteitsvolle beheer van archiefdocumenten tijdens hun volledige levensfase
• het bieden van ondersteuning aan de overheden in Vlaanderen
• het ontsluiten van het archief door middel van een geautomatiseerd register voor de recht- en informatiezoekende burgers
• het oprichten van selectiecommissies

Op de website van het Vlaams Parlement kunt u het hele dossier over het decreet raadplegen zoals dit besproken is in het Vlaams Parlement.

Raadpleeg de tekst van het Archiefdecreet en de memorie van toelichting.

Verdere uitwerking van het decreet

Deze doelstellingen worden concreter uitgewerkt in uitvoeringsbesluiten. Aan elk uitvoeringsbesluit gaat een reguleringsimpactanalyse vooraf. Deze brengt de kosten en baten van elke optie in kaart.

De uitvoeringsbesluiten worden opgemaakt door een werkgroep met vertegenwoordigers van:

• de Coördinerende archiefdienst
• de Dienst Wetsmatiging
• de Afdeling Regelgeving
• het Agentschap voor Binnenlands Bestuur
• de Kanselarij
• de Beroepscommissie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie
• het Agentschap Kunsten en Erfgoed

Het eerste uitvoeringsbesluit van het Archiefbeheer (artikelsgewijze bespreking) is principieel goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 23 december 2011. Het eerste uitvoeringsbesluit legt de kwaliteitscriteria voor het archiefbeheer voor alle overheden in Vlaanderen vast. Het besluit zorgt ook voor de ondersteuning van de overheden met betrekking tot archiefbeheer en voor de operationalisering van de selectiecommissies. Er zal nu advies gevraagd worden van de strategische adviesraden van Bestuurszaken (BZ) en Cultuur, Jeugd, Sport en Media (CJSM) en van de Raad van State.

In het tweede uitvoeringsbesluit zal de werking van de externe audit en van het centrale register geregeld worden. Voor de inwerkingtreding hiervan mikken we op 1 januari 2013.

Om de inbreng van de sector te verzekeren tijdens dit traject, organiseren we geregeld een expertiseoverleg over een bepaald aspect van het decreet. Tot nu toe zijn er drie aspecten besproken:

• kwaliteitscriteria van het archiefbeheer (9 en 22 februari 2010)
• de externe audit (23 maart 2011)
• het centrale register (12 april 2011)

Publicaties over het decreet

De inhoud van het decreet werd toegelicht in verschillende publicaties.

Hieronder een overzicht:

• Artikel in Binnenband (jaargang 16 nr. 75 - december 2011, p. 39): Dit artikel bespreekt de mogelijkheden voor lokale besturen en de wijze waarop ze de mogelijkheden in de praktijk kunnen brengen.