Formulieren nemen binnen de administratieve vereenvoudiging een bijzondere plaats in. Ze vormen de meest tastbare en zichtbare administratieve lasten waarmee burgers en bedrijven in aanraking komen. De ervaring leert dat door de vereenvoudiging van formulieren snel en goedkoop aanzienlijke besparingen en verbeteringen mogelijk zijn.

Binnen de Vlaamse overheid wordt er een kwaliteitslabel toegekend aan kwaliteitsvolle formulieren en de formulierensite is een centrale website die de meeste formulieren van de Vlaamse overheid aan de burger, het bedrijfsleven, non-profitorganisaties en lokale besturen bevat.

Deze website is sinds eind oktober 2006 online. Via deze website zijn de formulieren die bij de Vlaamse overheid in gebruik zijn vlot toegankelijk, ongeacht het formaat (Word, pdf, online), de invulwijze (op papier, op het scherm) en de plaats van aanbieden (op de formulierensite zelf of op een andere site van de Vlaamse overheid). De formulieren zijn bovendien gecategoriseerd in voor de gebruiker herkenbare thema's en doelgroepen (burgers, bedrijven, non-profitorganisaties, andere overheden), en kunnen ook door middel van zoektermen gezocht worden.

Formulierencoördinatoren

In alle departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid zijn formulierencoördinatoren aangewezen. Deze coördinatoren zijn aanspreekpunten voor het formulierenproject. Momenteel zijn er een 70-tal formulierencoördinatoren.

Wat zijn goede formulieren?

Een goed formulier is

• leesbaar
• eenvoudig
• gemakkelijk in te vullen
• vooraf ingevuld waar mogelijk.

Dit is het principe van de unieke gegevensbevraging.

Ook procedures kunnen onnodig ingewikkeld zijn. Bijvoorbeeld:Er is meer dan één formulier nodig om een premie aan te vragen. Een formulier moet aan verschillende instanties bezorgd worden. Je moet heel wat onnodige bewijsstukken opvragen vooraleer je een aanvraag kan indienen.

Een formulier moet dus niet alleen goed zijn. Ook een uitgewerkt en globaal formulierenbeleid is van belang.

Een formulier waarin persoonsgegevens opgevraagd worden, moet ook aangegeven worden bij de privacycommissie (CBPL). De Aangifte privacy commissie formulieren (55.68 KB) is een handeling waarmee de verantwoordelijke voor de verwerking de CBPL op de hoogte stelt dat hij een verwerking van persoonsgegevens zal uitvoeren.

Strategisch beleidskader

De Vlaamse Regering keurde op 17 december 2010 het strategisch beleidskader voor kwaliteitsvolle regelgeving en administratieve vereenvoudiging 2009-2014 principieel goed. Dit beleidskader omvat een herbevestiging van de algemene principes en de krachtlijnen van de bijsturing van de instrumenten van het Vlaamse reguleringsmanagement.

De kwaliteitsverbetering van formulieren is één van de instrumenten die zal bijgestuurd worden. 

De krachtlijnen van de bijsturing van het beleid m.b.t. kwaliteitsvolle formulieren zijn:

-              een grotere aandacht voor het informatiebeheer in het volledige regelgevingsproces;

-              de introductie van een aangepast kwaliteitslabel ‘eenvoudig formulier’;

-              het opleggen van de verplichting om advies te vragen over nieuwe formulieren;

-              het verhogen van de structurele inbedding van het formulierenbeleid binnen de Vlaamse overheid;

-              heroriëntatie van de Vlaamse formulierensite.

 Meer informatie kunt u hier vinden.