Op 3 mei 2012 heeft het Grondwettelijk Hof een arrest uitgesproken inzake de beroepen tot vernietiging van het Vlaamse decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking. Dit arrest is beschikbaar op de website van het Grondwettelijk Hof (arrestnummer 57/2012, rolnummers 5093 en 5094).

Het Hof vernietigt de definitie van archiefdocumenten en een deel van het toepassingsgebied in zoverre dat deze bepalingen van toepassing zijn op:

• statische archiefdocumenten van gemeenten, provincies, OCMW’s, polders, wateringen en de erkende erediensten
• semistatische archiefdocumenten die betrekking hebben op de registers van de burgerlijke stand, politie, brandweer, de pensioenstelsels, de uitvoering van de federale regelgeving en de door de federale overheid toevertrouwde opdrachten

Volgende aspecten worden toegelicht:

• 1. Impact van het arrest 
  
  • 1.1. Kwaliteitscriteria voor semistatisch archief
  • 1.2. Kwaliteitscriteria voor statisch archief
  • 1.3. Selectiecommissies
  • 1.4. Externe audit
  • 1.5. Centraal Register
  • 1.6. Het steunpunt, samenwerkingsmogelijkheden en wetenschappelijke toegang
• 2. Vernietiging van de KB's van de gewijzigde Archiefwet
• 3. Volgende stappen

1. Impact van het arrest

Hoewel het arrest geen volledige duidelijkheid biedt, proberen we een overzicht te geven van de gevolgen ervan.

De impact is visueel weer te geven als volgt:

In deze matrix nemen we enkel de categorieën van zorgdragers op. Een detailoverzicht is hier te vinden.

De groene kleur in de matrix duidt erop dat het arrest geen wijzigingen met zich meebrengt. Oranje wil zeggen dat er een beperkte impact is. Het vakje is rood als het gaat om belangrijke wijzigingen. In de tekst hieronder lichten we de precieze impact toe.

naar boven

1.1. Kwaliteitscriteria voor semistatisch archief

Vlaanderen blijft bevoegd voor de semistatische archiefdocumenten van alle zorgdragers (groene kleur).

Semistatische archiefdocumenten zijn die documenten die administratief nog nuttig zijn voor de zorgdragers. In de praktijk zijn dit de archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn die is opgenomen in de selectielijsten nog niet verstreken is. De selectielijsten worden opgemaakt door de selectiecommissies.

De federale overheid is enkel bevoegd voor de semistatische (en statische) archiefdocumenten die betrekking hebben op de registers van de burgerlijke stand, politie, brandweer en de pensioenstelsels van lokale ambtenaren en mandatarissen, net zoals op de uitvoering van de federale regelgeving en de door de federale overheid toevertrouwde opdrachten (oranje kleur).

Van deze federale bevoegdheden bestaat momenteel geen exhaustief overzicht. 

Gevolgen voor de zorgdragers

Zorgdragers die semistatische archiefdocumenten beheren die betrekking hebben op de registers van de burgerlijke stand, politie, brandweer en de pensioenstelsels moeten zich voor deze documenten conformeren aan de kwaliteitscriteria van de Archiefwet.

Het Archiefdecreet hanteert een doelstellingsgerichte invulling van kwaliteitscriteria voor het archiefbeheer bij al haar zorgdragers. Hierdoor krijgen zij de nodige operationele vrijheid om de doelstellingen te vertalen naar de eigen praktijk.

Deze doelstellingsgerichte regelgeving is toekomstvaster dan detailregelgeving en vermijdt dat zorgdragers die al geïnvesteerd hebben in operationele keuzes teruggefloten worden.

Daarnaast laat een doelstellingsgerichte invulling toe om eenvoudiger verschillende kwaliteitscriteria te verzoenen. Zowel de Archiefwet als het Archiefdecreet streven immers in zekere mate dezelfde doelstellingen na, met name de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten.

In overleg met de algemeen rijksarchivaris zal moeten uitgeklaard worden op welke punten er conflicten kunnen optreden tussen de kwaliteitscriteria van het decreet en de wet.

naar boven

1.2. Kwaliteitscriteria voor statisch archief

Vlaanderen blijft bevoegd voor de statische archiefdocumenten van de Vlaamse overheid, de administratieve rechtscolleges, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en de extern verzelfstandigde agentschappen van de OCMW’s (groene kleur).

Het arrest stelt dat de statische archiefdocumenten van ‘sommige’ andere gemeentelijke en provinciale instellingen (oranje kleur) onder de federale bevoegdheid blijven vallen.

Het is op dit moment echter onduidelijk over welke instellingen het gaat.

De federale overheid blijft bevoegd voor de statische archiefdocumenten van de andere zorgdragers: gemeenten, provincies, OCMW’s, polders, wateringen en de erkende erediensten (rode kleur).

Gevolgen voor de zorgdragers

Wat het conformeren aan kwaliteitscriteria betreft, kan hetzelfde gezegd worden als voor semistatisch archief.

Op de archiefdocumenten van gemeenten, provincies, OCMW’s, polders, wateringen en de erkende erediensten die niet meer administratief nuttig zijn, is de gewijzigde Archiefwet van 2009 van toepassing.

naar boven

1.3. Selectiecommissies

In principe kunnen de selectiecommissies blijven bestaan. Voor de gemeenten, provincies, sommige gemeentelijke en provinciale instellingen, OCMW’s, polders, wateringen en de erkende erediensten  kunnen zij zich niet uitspreken over de definitieve bestemming. Dit blijft de bevoegdheid van de algemeen rijksarchivaris. (oranje kleur).

Het arrest heeft geen impact op de opmaak van selectielijsten van de Vlaamse overheid, de administratieve rechtscolleges, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, sommige gemeentelijke en provinciale instellingen en de extern verzelfstandigde agentschappen van de OCMW’s (groene kleur).

Gevolgen voor de zorgdragers

Het proces van de opmaak van selectielijsten zoals dit voorzien is in het Archiefdecreet, zal bijgestuurd worden in overleg met de algemeen rijksarchivaris. Dat is nodig omdat hij zijn toestemming moet geven over de definitieve bestemming van archiefdocumenten van gemeenten, provincies, sommige gemeentelijke en provinciale instellingen, OCMW’s, polders, wateringen en de erkende erediensten (oranje kleur).

Ongeacht deze wijziging blijft een overkoepelend Vlaams selectiebeleid een onmisbare pijler om de efficiëntie van de informatiehuishouding van zorgdragers te verhogen.

Selectielijsten bevatten immers meer dan enkel de definitieve bestemming. Het zijn instrumenten die verantwoordelijkheden en beheersafspraken vastleggen. Ze zijn onmisbaar in de vele intra- en interbestuurlijke ketenprocessen.

Voor alle zorgdragers blijven selectiecommissies dus nodig om de informatiehuishouding op een organisatie- en bestuursniveauoverschrijdende wijze te optimaliseren.

naar boven

1.4. Externe audit

Ook voor het arrest bezat de algemeen rijksarchivaris de bevoegdheid om archiefdocumenten die voortvloeien uit federale bevoegdheden bij lokale besturen te inspecteren.

Het arrest breidt die bevoegdheid uit tot de statische archiefdocumenten van gemeenten, provincies, OCMW’s, polders, wateringen en de erkende erediensten (rode kleur) en van sommige gemeentelijke en provinciale instellingen (oranje kleur).

Deze zorgdragers zullen dus voor hun statisch archiefbeheer verantwoording moeten blijven afleggen aan de algemeen rijksarchivaris en voor hun semistatisch archiefbeheer aan de externe audit.

Het toezicht op de statische archiefdocumenten van de Vlaamse overheid, de administratieve rechtscolleges, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, sommige gemeentelijke en provinciale instellingen en de extern verzelfstandigde agentschappen van de OCMW’s, blijft in handen van de externe audit van het Archiefdecreet (groene kleur).

Gevolgen voor de zorgdragers

Het Archiefdecreet streeft naar het behouden van het principe van single audit, waarbij de verschillende toezichts-, inspectie- en auditmechanismen geïntegreerd of minstens op elkaar afgestemd worden.

Zo wil de Vlaamse overheid ervoor zorgen dat de last voor de lokale besturen laag blijft. Hoewel het arrest dit niet eenvoudiger heeft gemaakt,  blijft dit onze doelstelling.

naar boven

1.5. Centraal Register

Het register heeft als doel om een centraal toegangsportaal tot alle archiefdocumenten uit te bouwen, dat raadpleegbaar is door de recht- en informatiezoekende burger en de zorgdragers zelf.

In de praktijk zal het register een doorverwijsportaal zijn naar andere, bestaande databanken. Door afspraken te maken over de beschrijving van archiefdocumenten kunnen deze databanken bijdragen aan de doelstelling van dit toegangsportaal.

Het arrest heeft hierop geen impact.

naar boven

1.6. Het steunpunt, samenwerkingsmogelijkheden en wetenschappelijke toegang

Op de andere doelstellingen van het Archiefdecreet heeft het arrest weinig tot geen impact.

Het steunpunt zal een ondersteuningsaanbod uitwerken dat aangepast is aan de actuele noden van zorgdragers en daarbij een breed expertisespectrum bestrijken, in nauwe samenwerking met de bestaande actoren.

Zorgdragers zullen nog steeds kunnen samenwerken om hun archiefzorg in de praktijk vorm te geven.

Zorgdragers kunnen nog steeds wetenschappelijke toegang verlenen tot archiefdocumenten onder de voorwaarden van het Archiefdecreet.

naar boven

2. Vernietiging van de KB's van de gewijzigde Archiefwet

De Vlaamse overheid diende eind 2010 bij de Raad van State een vernietigingsberoep in tegen:

• het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 dat de inbewaargeving van archiefdocumenten bij het Rijksarchief regelt
• het koninklijk besluit van dezelfde datum dat het toezicht van de algemeen rijksarchivaris op archiefdocumenten regelt

De Raad van State zal onderzoeken in hoeverre deze KB’s de bevoegdheid van Vlaanderen over semistatische archiefdocumenten overschrijden.

naar boven

3. Volgende stappen

De Vlaamse overheid en de algemeen rijksarchivaris zullen op korte termijn overleggen over het vervolgtraject om een geïntegreerd archiefbeleid in Vlaanderen verder te realiseren.

naar boven