Analoge informatie bewaren
Op deze pagina vind je meer informatie over het ordelijk bewaren, verpakken en verwerken van analoge bestuursdocumenten. Ook vind je enkele tips over het beheer en de inrichting van archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen. Collega’s van de Vlaamse overheid kunnen voor het overdragen van hun analoge dossiers terecht bij het Archiefdepot.
Verpakken van analoge bestuursdocumenten
Elke overheidsinstantie is bestuurlijk verantwoordelijk voor bestuursdocumenten gedurende hun volledige levenscyclus. Daar hoort ook het correct verpakken van analoge bestuurs- en archiefdocumenten bij.
Ongeacht hun bewaartermijn verpak je papieren bestuursdocumenten best in archiefdozen, al dan niet zuurvrij. Op die manier zijn ze eenvoudig handelbaar en raadpleegbaar en zorg je voor een efficiënt beheer van de archiefruimte. Evalueer de beschikbare middelen en ga na waar de prioriteiten liggen. Analoge bestuursdocumenten bestemd voor permanente bewaring verpak je beter dan documenten die na 5 jaar vernietigd mogen worden.
Vermijd bij voorkeur archiefdozen uit slap karton (golfkarton is daarentegen wel aanbevolen), dozen met een bodemsluiting (vervormen en de doosinhoud kan eruit vallen), verhuisdozen en metalen hechtingen. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed in Nederland heeft ICN-kwaliteitseisen opgesteld die als leidraad kunnen gebruikt worden:
- Bestuursdocumenten met korte of middellange bewaartermijnen, bv. 5 à 10 jaar, worden bij voorkeur bewaard in archiefdozen die voldoen aan de ICN4-norm.
- Voor bestuursdocmenten met lange bewaartermijnen raden we aan om het archief zoveel mogelijk te schonen. Dit kan plaatswinst opleveren en door schadelijke elementen te verwijderen kan je problemen met preservatie vermijden. Verpak deze bestuursdocumenten liefst in archiefdozen die voldoen aan de ICN3-norm.
- De aangeboden producten in het raamcontract van Het Facilitair Bedrijf voor verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN4-norm of ICN3-norm.
Wees tijdens het hanteren van de dossiers alert voor hun materiële toestand en let op sporen van schimmel, aantasting door ongedierte, stof en vuil op documenten, etc. Voor opleidingen en gespecialiseerde info over acties die je zelf kan ondernemen met het oog op duurzame bewaring, kan je contact opnemen met FARO. Indien je assistentie wenst, een schadebeeld wil laten opstellen, etc. kan je terecht bij een restauratieatelier. Ook echte schadebehandelingen (bv. bij schimmel, inktvraat, herstelling van fysieke schade) laat je best over aan professionelen.
Zorg er bij het vullen van de dozen voor dat er ca. 2,5 cm (ongeveer de dikte van een gemiddelde hand) zit tussen de stapel documenten en de doos. Zo kan je de dossiers er gemakkelijk uit nemen. Vermijd zowel te lege dozen als ‘overvullen’. Bij te weinig inhoud gaan dossiers doorhangen; te dikke dossiers doen archiefdozen uitpuilen en vervormen. Om de veroudering van bepaalde documenten te vertragen, kan je ervoor opteren om omslagen te gebruiken, objecten bijkomend te ondersteunen of te bufferen met zijdepapier, etc.
Archiefverwerking: hoe begin ik eraan?
Voorbereiding
Een goede voorbereiding is essentieel als je begint aan de verwerking van grote hoeveelheden of achterstanden van analoge archieven. Het is belangrijk dat de ingezette medewerkers goed weten wat hun taak is en hoe ze deze moeten uitvoeren. Zo vermijd je tijdverlies (door bv. uitleg steeds te moeten herhalen) en verklein je de kans op fouten bij de verwerking.
Deze documenten en benodigde materialen verzamel je best op voorhand:
- Handleidingen: instructies voor het plooien van archiefdozen; te verwijderen materialen (bv. plastic hoesjes); sorteren van afval; invullen van overdrachts- en vernietigingslijsten; plaatsen van afgewerkte archiefdozen; instructies voor inventarisering eigen aan de organisatie.
- Sjablonen voor overdrachtslijsten en/of vernietigingslijsten
- Lijsten gegenereerd uit een databank die kunnen helpen bij het werk
- Archiefdozen (bestellen kan via een raamcontract van Het Facilitair Bedrijf); zuurvrij omslagpapier; papiercontainers (voor vernietiging van vertrouwelijke documenten); etiketten; transportmateriaal (palletten, karren, tafelwagen …); stickers voor het markeren van te bewaren/te vernietigen archiefdozen (indien gewenst); …
- In het kader van comfort en veiligheid op de werkvloer kan je bijkomend voorzien: speciale handschoenen (om de handen te beschermen bij het plooien van archiefdozen en om verontreinigd archief aan te raken); mondmasker (bescherming tegen stof en schimmelsporen); schort of stofjas; veiligheidsschoenen (indien nodig).
Uitvoering
- Voorzie voldoende kadering bij het uit te voeren werk (bv. op de eerste werkdag). Beperk je toelichting dus niet louter tot de uit te voeren handelingen, maar geef ook wat uitleg over de context en het belang van het werk. Zo creëer je een grotere betrokkenheid van de medewerkers. Elke medewerker die omgaat met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens laat je ook best vooraf een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekenen (of neem een vertrouwelijkheidsclausule op in de arbeidsovereenkomst).
- Richt ook een werkruimte in. Voorzie indien mogelijk één vast lokaal dat steeds kan gebruikt worden. Het wordt afgeraden om medewerkers een hele dag in de archiefruimtes te laten werken. Ze bevinden zich doorgaan in kelders en zolders en zijn vaak niet de meest aangename of motiverende werkomgevingen. Het is aangewezen dat het lokaal (of een kast in het lokaal) dat je voor archiefverwerking gebruikt, afgesloten kan worden. Als dit niet kan en de bestuursdocumenten er niet onbeheerd mogen achterblijven, geef dan aan je medewerkers de instructie om op het einde van de werkdag alle archiefdozen steeds terug naar de archiefruimte te brengen.
- Profielen voor analoge archiefverwerking kan je inhuren via een raamcontract van Het Facilitair Bedrijf.
Overzicht van bijkomende mogelijkheden voor het werven en inzetten van extra personeel voor archiefverwerking.(PDF bestand opent in nieuw venster)
Dit document werd opgesteld door informatiebeheerders uit diverse entiteiten binnen de Vlaamse overheid. Zij baseerden zich op eigen ervaringen met diverse types van tijdelijke medewerkers voor de verwerking van analoge archieven.
Inrichten en beheren van archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen
Voor een goede bewaring van papieren bestuursdocumenten speelt niet alleen de verpakking een rol, maar ook de plek waar ze bewaard worden. Zolang medewerkers bestuursdocumenten nog dagelijks gebruiken, worden ze meestal bewaard op een plek dicht bij de bureaus (bv. kasten of een centraal groepsklassement). Van zodra medewerkers de dossiers niet meer frequent nodig hebben, verhuizen de bestuursdocumenten naar een archiefruimte of een archiefbewaarplaats. Zeker voor analoge dossiers die permanent of voor een langere termijn bewaard moeten worden, is dit sterk aanbevolen. Collega’s van de Vlaamse overheid kunnen voor het overdragen van hun analoge dossiers terecht bij het Archiefdepot.
Enkele tips voor het beheren van dergelijke depotruimtes:
Stel een contactpersoon of depotbeheerder aan die het beheer van de archiefruimte(s) opvolgt. Vaak zal dit de informatiebeheerder zijn.
Zorg ervoor dat de bestuursdocumenten ontsloten, verpakt en geëtiketteerd worden voordat ze worden overgebracht naar de archiefruimte. Maak tegelijk een overdrachtslijst op. Dit kan bv. met de toepassing Depotbeheer.
Toegangsbeheer: ga na wie er toegang mag hebben tot de archief- of depotruimte. Neem maatregelen (bv. badges, sleutelbeheer, …) indien onbevoegden zich toegang kunnen verschaffen.
Terugvindbaarheid: maak afspraken, bv. met betrekking tot plaatsing van archiefdozen, het nummeren van de rekken,… Lijst op welke bestuursdocumenten op welke plek zijn geplaatst in de archiefruimte. Dit kan bv. met de toepassing Depotbeheer.
Procedures: overweeg om een archiefreglement op te stellen en communiceer dit naar het management en naar de klanten (zowel interne als externe klanten). Leg procedures vast.
Schoonmaak: maak duidelijke afspraken over de frequentie, maar ook over de wijze van poetsen.
Informatie over de bouw en inrichting van een professioneel archiefdepot vind je op de Erfgoedwijzer van FARO(opent in nieuw venster). Op de website van het Algemeen Rijksarchief vind je een interessante brochure met meer tips voor de inrichting van archiefruimten(PDF bestand opent in nieuw venster).