Zendingen

De eigen diensten van de minister bereiden de buitenlandse zending inhoudelijk voor. Het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken kan ook de nodige ondersteuning bieden voor:
- aanleveren van nuttige informatie over het land van bestemming en de relaties met de Vlaamse overheid;
- verzorgen van correspondentie met de FOD Buitenlandse Zaken en haar medewerkers in het land van bestemming;
- begeleiding van de zending door de Vlaamse diplomaten in het buitenland.
Wanneer een minister een zending naar het buitenland wil ondernemen wordt een beroep gedaan op de Vertegenwoordigingen van de Vlaamse Regering die in verschillende staten zijn gevestigd. Raadpleeg een lijst van staten waarin een vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering actief is.
De minister kondigt buitenlandse zendingen aan via een Mededeling aan de Vlaamse Regering. Daarin worden het doel en het programma van de zending uiteengezet. Na afloop van de zending brengt hij/zij binnen de maand ook verslag uit van de zending via Mededeling aan de Vlaamse Regering.
De minister brengt telkens vooraf de minister-president op de hoogte van een buitenlandse verplaatsing (privé of officieel) en deelt mee welke collega hem zal vervangen. Hij geeft ook aan welk kabinetslid hem in het buitenland steeds kan bereiken.
De Protocoldienst van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken kan zorgen voor relatiegeschenken, voor protocollaire begeleiding of voor het verwittigen van andere protocoldiensten.
De omzendbrief VR2006/38 van 14 juli 2006 bevat de belangrijkste afspraken over de buitenlandse zending van een lid van de Vlaamse Regering.
De omzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/12 bevat de praktische informatie over een buitenlandse zending voor personeelsleden van de Vlaamse overheid (bijvoorbeeld over het boeken van een hotel en vervoer) en informatie over de afrekening van de gemaakte kosten. Mutatis mutandis is deze omzendbrief ook voor de ministers van toepassing.
- Ten minste tien dagen voor het vertrek wordt een zendingsaanvraag, ondertekend door de hiërarchisch overste, aan de zendingsmedewerker (van het departement waarvoor de minister functioneel bevoegd is) bezorgd.
- Na de afloop van de zending, wordt een gedetailleerde en op basis van stukken gemotiveerde afrekening aan de medewerker van het departement bezorgd. Het is een ongeschreven regel dat leden van een kabinet geen dagvergoeding conform de vermelde rondzendbrieven vragen. Na ontvangst van de afrekening zal de zendingsmedewerker van het departement die controleren en nadien zorgen voor de uitbetaling van het verschuldigde bedrag.
Er loopt een raamcontract met reisagent Uniglobe Southwest Travel voor de organisatie van buitenlandse dienstreizen. Het contract loopt van 5 juli 2019 tot 4 juli 2023 ten laatste en wordt jaarlijks geëvalueerd.

Ook andere entiteiten van de Vlaamse overheid kunnen hierop beroep doen. Reizen georganiseerd door het Departement Kanselerij en Buitenlandse Zaken zullen echter met voorrang worden behandeld en eventuele andere opdrachten volgens de capaciteit van de reisagent.

Zendingsopdrachten

Wanneer een minister een zending naar het buitenland wil ondernemen wordt een beroep gedaan op de Vertegenwoordigingen van de Vlaamse Regering die in verschillende staten zijn gevestigd. Raadpleeg een lijst van staten waarin een vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering actief is.

De eigen diensten van de minister bereiden de buitenlandse zending inhoudelijk voor. Het Departement internationaal Vlaanderen kan ook de nodige ondersteuning geven voor:

aanleveren van nuttige informatie over het land van bestemming;

verzorgen van correspondentie met de FOD Buitenlandse Zaken en haar medewerkers in het land van bestemming.

De minister kondigt buitenlandse zendingen aan via een Mededeling aan de Vlaamse Regering. Daarin worden het doel en het programma van de zending uiteengezet. Na afloop van de zending brengt hij/zij binnen de maand ook verslag uit van de zending via Mededeling aan de Vlaamse Regering.

De minister brengt telkens vooraf de minister-president op de hoogte van een buitenlandse verplaatsing (privé of officieel) en deelt mee welke collega hem zal vervangen. Hij geeft ook aan welk kabinetslid hem in het buitenland steeds kan bereiken.

De protocoldienst van de Kanselarij (DAR) (enkel bereikbaar voor personeelsleden van de Vlaamse overheid) kan zorgen voor relatiegeschenken en het verwittigen van andere protocoldiensten.

De omzendbrief VR2006/38 van 14 juli 2006 bevat de belangrijkste afspraken over de buitenlandse zending van een lid van de Vlaamse Regering.

De omzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/12 bevat de praktische informatie over een buitenlandse zending (bijvoorbeeld over het boeken van een hotel en vervoer) en informatie over de afrekening van de gemaakte kosten. Mutatis mutandis is deze omzendbrief ook voor de ministers van toepassing.

Ten minste tien dagen voor het vertrek wordt een zendingsaanvraag, ondertekend door de hiërarchisch overste, aan de zendingsmedewerker (van het departement waarvoor de minister functioneel bevoegd is) bezorgd.

Na de afloop van de zending, wordt een gedetailleerde en op basis van stukken gemotiveerde afrekening aan de medewerker van het departement bezorgd. Het is een ongeschreven regel dat leden van een kabinet geen dagvergoeding conform de vermelde rondzendbrieven vragen. Na ontvangst van de afrekening zal de zendingsmedewerker van het departement die controleren en nadien zorgen voor de uitbetaling van het verschuldigde bedrag.

Contact: zendingen@iv.vlaanderen.be