Onderstaande tips dragen bij aan het succesvol elektronisch indienen van een offerte.

1. Leef de wetgeving overheidsopdrachten na

Ongeacht de procedure die u volgt, zorg dat u steeds in orde bent met de wetgeving overheidsopdrachten.

2. Controleer steeds het publicatiebericht of het bestek

De aanbestedende overheid beslist voor elke opdracht afzonderlijk of ze het gebruik van elektronische middelen oplegt, toestaat of verbiedt. Kijk dus goed na wat het bestek of het publicatiebericht over het gebruik van de elektronische procedure vermeldt. Bij gebrek aan deze vermelding is het gebruik van elektronische middelen verboden.

3. Registratie e-Tendering

Om uw kandidaatstelling of offerte elektronisch in te dienen, moet u zich registreren op het platform e-Tendering.

4. Implementeer het elektronisch ondertekenen

De handtekening is een essentiële voorwaarde voor de geldigheid van een offerte. Enkel de digitale handtekening geldt als een rechtsgeldige handtekening. U kunt zich bijgevolg niet verbinden door middel van een ingescande handtekening.

5. Gevolmachtigde persoon

De elektronische handtekening moet worden geplaatst door de personen die bevoegd zijn om de inschrijver te verbinden. Opladen en ondertekenen kan op twee gescheiden momenten gebeuren tot vlak voor de openingszitting. Als de gevolmachtigde niet zelf de offerte digitaal kan ondertekenen, kan hij ook vooraf een volmacht geven aan de medewerker die de offerte in zijn plaats digitaal zal ondertekenen. De gevolmachtigde moet die volmacht dan wel zelf ook digitaal ondertekenen. De gevolmachtigde laadt de volmacht in e-Tendering op en tekent digitaal de volmacht.

6. Statuscheck van uw ingediende offerte of kandidaatstelling

Als u uw offerte of kandidaatstelling ingediend hebt, check dan de status van deze offerte of kandidaatstelling. Uw dossier moet voorzien zijn van een ‘groene vink’. Dit betekent dat de elektronische ondertekening geslaagd is. Deze ‘groene vink’ moet voor elk document aanwezig zijn.

7. Opvragen van het ontvangstbewijs

Na het volledig opladen van al uw documenten van uw offerte kunt u een ontvangstbewijs van indiening van de offerte verkrijgen. Het ontvangstbewijs vermeldt welke documenten op welke tijdstippen zijn ingediend.

8. Raadplegen van het proces-verbaal van de openingszitting

Het proces-verbaal van openingszitting wordt gepubliceerd op e-Tendering.

9. Veiligheidskopie

Om aan bezorgdheden tegemoet te komen, kan de aanbestedende overheid in de opdracht vermelden of u gebruik mag maken van een veiligheidskopie. Een veiligheidskopie is een papieren versie van de digitale offerte die in een gesloten omslag met vermelding van ‘veiligheidskopie’ en naam van de onderneming aan het bestuur wordt bezorgd. Als de aanbestedende overheid om technische redenen de digitale offerte niet kan openen, zal de veiligheidskopie worden geopend, die de digitale offerte zal vervangen.

10. Neem uw tijd

Een van de voordelen van e-Tendering is dat offertes op het laatste moment verstuurd kunnen worden. Gedaan met aangetekende verzendingen en mensen die zich doorheen druk verkeer moeten worstelen om documenten persoonlijk af te geven. Maar opgelet, ook op het internet kunnen vertragingen zitten. Dat een offerte op tijd verstuurd is, betekent niet dat ze op tijd aankomt. Het is dus aangeraden om digitale offertes tijdig te versturen.