Het PID heeft als doel het leggen van een goede basis voor het project, waarbij de organisatie zich bewust wordt van het werk dat verzet moet worden om projectresultaat op te leveren, voordat er een grote uitgave toegezegd wordt. Hiermee wordt ook een draagvlak gecreëerd voor het project. Voor de projectleider vormt het PID de basis voor het managen van het project en kan het PID beschouwd worden als een contract tussen de projectleider en de projectstuurgroep.

Het projectinitiatiedocument bestaat uit volgende onderdelen:

• Goedgekeurd projectvoorstel
• Verfijnen van de business case
• Productbeschrijving kwaliteitstoets
• Projectaanpak
• Projecttiming
• Teamsamenstelling
• Overzicht middelen
• Bevestiging projectorganisatie
• Risico aanpak
• Communicatie aanpak

Projectinitiatiedocument (PID) - Meer informatie om aan de slag te gaan met een projectinitiatiedocument, zie: https://overheid.vlaanderen.be/projectinitiatiedocument-pid.

Risicoaanpak is het identificeren en beoordelen van risico's en het vaststellen van activiteiten waarmee de restrisico’s tot een (aanvaard) minimum worden herleid. Een projectrisico kan gezien worden als een risico dat een impact heeft op het projectresultaat en op de projectdoelstellingen zoals tijd, geld, scope en kwaliteit.

Risicomanagement stelt de projectleider in staat zijn focus te richten op het behalen van de gestelde doelen, zonder dat hij te maken krijgt met onverwachte effecten die ertoe kunnen leiden dat het project onbeheersbaar dreigt te worden.

Risicoregister - Meer informatie om aan de slag te gaan met een risicoregister, zie: https://overheid.vlaanderen.be/risicoregister

In het communicatieplan neemt u alle communicatieacties op die u wenst uit te voeren bij de verschillende doelgroepen. Zet alle communicatieacties in chronologische volgorde en hou de kenmerken van uw doelgroepen goed in het achterhoofd bij het uitdenken en uitwerken van goede communicatieacties. Zet de voordelen van uw project in de verf, probeer eventuele belemmeringen weg te werken.

Communicatieplan - Meer informatie om aan de slag te gaan met een communicatieplan, zie: https://overheid.vlaanderen.be/communicatieplan

Ga na of er geleerde lessen van andere projecten genoteerd en bijgehouden zijn. Deze geleerde lessen kunnen je helpen voor het opmaken van het PID, risicoregister en communicatieplan alsook voor het beheren van je project als projectleider.

Geef op een hoog niveau aan wat er in de volgende fase van het project gaat gebeuren. Voor de details kan je naar de projectplanning verwijzen.