Overslaan en naar de inhoud gaan
chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Fase 4: Afsluiten

    Terug naar alle stappen

    Wat wordt er verwacht in deze fase?

    Een project heeft een duidelijk start en einde nodig. Het niet-afsluiten van het project kan tot gevolg hebben dat een groot deel van het opgebouwde draagvlak alsook de acceptatie van de eindresultaten deels verloren gaan.

    Het doel van deze fase is het creëren van een eenduidig moment waarop de klant de acceptatie van het eindproduct van het project bevestigt. Dit zal gebeuren door de resultaten van het project over te dragen aan de opdrachtgever en de eindgebruikers. Het uiteindelijk afsluiten van het project moet gebeuren door de projectstuurgroep, nadat de projectleider een aanbeveling tot afsluiten gedaan heeft.

    Verder zal men de projectdoelstellingen moeten afchecken om te kijken of de geplande meerwaarde gerealiseerd werd of, in het slechtste geval, dat het project niets meer kan bijdragen.

    De projectstuurgroep kan tijdens een van de voorgaande fasen beslissen om het project vroegtijdig af te sluiten, wat ervoor zorgt dat het project in de fase 'Afsluiten' terecht komt.

    We kunnen deze fase opdelen in een aantal stappen die moeten doorlopen worden. Deze moeten niet noodzakelijk in de voorgestelde volgorde doorlopen worden.

    Volgende producten worden aangemaakt tijdens deze fase:

    • Eindrapport
    • Leerpuntenrapport

    Wat is het resultaat van deze fase?

    Op het einde van deze fase wordt de projectstuurgroep samengeroepen en volgende zaken worden besproken / goedgekeurd:

    • Goedkeuring eindrapport
    • Bespreken leerpuntenrapport
    • Ontbinden projectorganisatie

    Sjablonen en voorbeelden

    docx

    Meer informatie over de onderdelen van een eindrapport, vindt u hier.

    docx - 43.05 KB
    docx

    Meer informatie over de onderdelen van een leerpuntenrapport, vindt u hier.

    docx - 25.33 KB
    docx

    Ingevuld eindrapport betreffende geïntegreerd projectmatig werken door Landbouw en Visserij.
    docx - 90.69 KB
    docx

    Ingevuld leerpuntenrapport voor een fictief IT-project.
    docx - 25.33 KB
    docx

    Ingevuld leerpuntenrapport betreffende procesoptimalisatie door Landbouw en Visserij.
    docx - 50.16 KB

    Stappenplan

    • 1

      Eindrapport opstellen

      Het eindrapport geeft een antwoord op de vraag 'Is er opgeleverd wat er afgesproken was en zo nee, waarom niet?'.

      Het doel is om de projectstuurgroep een inzicht te geven in het projectverloop, de status van het project en de evaluatie van de eindresultaten van het project. Het eindrapport bevestigt de levering van alle eindproducten, de wijzigingen in de business case en geeft een verantwoording voor het projectverloop.

      Eindrapport - Meer informatie om aan de slag te gaan met een eindrapport, zie: https://overheid.vlaanderen.be/eindrapport

    • 2

      Leerpuntenrapport opstellen

      Het leerpuntenrapport geeft een antwoord op de vraag: 'Hoe hebben we het project gevoerd en zouden we het volgende keer weer zo moeten doen of juist niet?'.

      In het leerpuntenrapport neemt de projectleider een evaluatie op van wat goed ging tijdens het project en wat beter kan ten aanzien van de beheerprocessen, methoden en technieken.

      Het is belangrijk om bij de leerpunten ook de bijzondere omstandigheden van het project bij op te nemen, wat ervoor zorgt dat het project in de juiste context geëvalueerd kan worden.

      Leerpuntenrapport - Meer informatie om aan de slag te gaan met een leerpuntenrapport, zie: https://overheid.vlaanderen.be/leerpuntenrapport

    • 3

      Actie: Overdragen project aan klant

      Creëer een eenduidig moment waarop de klant de acceptatie van het eindproduct van het project bevestigt. Dit zal gebeuren door de resultaten van het project over te dragen aan de opdrachtgever en de eindgebruikers.

      De projectinformatie wordt geschoond, er worden afspraken gemaakt over de bewaartermijn en de bestemming van deze informatie en, overeenkomstig interne afspraken, overgebracht naar een archieflocatie.

    • 4

      Actie: Afsluiten project

      Bedank alle projectmedewerkers voor hun bijdrage aan het projecten en doe dit met een drankje of hapje. Zorg dat je hier ook budget voor voorziet.