Een wervingsprocedure start je altijd met een omschrijving van de personeelsbehoefte en het takenpakket van de persoon die je zoekt. Bepaal welke doelstellingen vervuld moeten worden, welke verantwoordelijkheden komen daarbij kijken? Maak vervolgens de vertaalslag naar concrete taken. De volgende vragen helpen je daarbij:

• Welke doelstellingen moeten bereikt worden in de nieuwe job?
• Wat zijn de verantwoordelijkheden van deze nieuwe collega?
• Welke taken voert de nieuwe collega uit?
• Zijn dat nieuwe taken of worden die overgenomen van een huidig personeelslid?
• Welke uitdagingen biedt de job?

Bepaal wie je nodig hebt om de job uit te voeren. Daarna verzamel je informatie om een profielschets van je doelgroep zo concreet mogelijk te maken. De volgende vragen helpen je daarbij:

• Welke vaardigheden en competenties moet de nieuwe collega hebben?
• Welke kennis is nodig voor deze job?
• Zoek je iemand met ervaring of kun je inzetten op leerpotentieel?
• Welke vaardigheden en competenties heeft de nieuwe collega nodig vanaf dag 1? En wat mag on the job geleerd worden?
• Mik je op iemand uit een ruime doelgroep of uit een niche?
• Wat heeft de organisatie te bieden aan de kandidaat?
• Waarom zou iemand uit je doelgroep solliciteren voor deze job?

Tip: kom je uit op een heel kleine doelgroep? Ga dan na of je het profiel kunt aanpassen, zodat je een grotere vijver hebt om talent uit te vissen. Zet bijvoorbeeld meer in op leerpotentieel dan op ervaring.

Tip: praat met collega’s binnen de Vlaamse overheid die een soortgelijke functie hebben. Die informatie helpt je om de profielschets te verfijnen en aan te vullen.

Nu kies je de juiste functiefamilie.

Functiefamilies groeperen en beschrijven functies die soortgelijk zijn als het gaat om takenpakket en nodige competenties. Zo’n familie bundelt dus functies met gelijkaardige verantwoordelijken en doelstellingen, bijvoorbeeld: aanvragen van externe klanten behandelen, administratief ondersteunen, operationeel leidinggeven, …

Elke functiefamilie wordt opgedeeld in verschillende niveaus. Een niveau groepeert functies van min of meer gelijke zwaarte. Lees meer over de functiefamilies.

Nu ontwerp je de functiebeschrijving. Die geeft de kandidaten een duidelijk beeld van het takenpakket, de nodige competenties, het niveau van verantwoordelijkheid en de hiërarchische positie. Je zorgt er dus voor dat de kandidaten een goed zicht krijgen op de functie.

• Zoek je een extra persoon of een vervanger voor een bestaande functie? Beslis of er taken moeten worden geschrapt of toegevoegd in de functiebeschrijving. Dat doe je op basis van de gesprekken die je voerde met collega’s die een soortgelijke job uitoefenen.
• Zoek je iemand voor een nieuwe functie? Dan leg je een nieuwe puzzel: achterhaal welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden horen bij de functie. En zorg voor een goed voorbereid intakegesprek tussen de lijnmanager en selectieverantwoordelijke of -deskundige. Je leest alles over het intakegesprek bij stap 3.

Tips voor een heldere functiebeschrijving

• Maak de functiebeschrijving zo concreet mogelijk. Zeker als je extern talent zoekt, is het belangrijk dat iedereen goed begrijpt wat de beschreven taken en verantwoordelijkheden betekenen.
• Bepaal de top 3 van de belangrijkste verantwoordelijkheden en zorg ervoor dat je die goed uitlegt in je functiebeschrijving.
• Bepaal de top 3 van de belangrijkste taken.
• Maak een duidelijk onderscheid tussen de taken en verantwoordelijkheden die de persoon al vanaf de start moet kennen en kunnen, en wat die kan leren tijdens de inwerkperiode.
• Let op met ‘Vlimpers’, ‘entiteit’ en andere woorden waarvan alleen collega’s binnen de Vlaamse overheid de betekenis kennen.

Bekijk of je de vacature intern kunt invullen door iemand die al voor de entiteit of de Vlaamse overheid werkt. Eventueel na een leertraject, omscholing of training on the job.

Geef kansen aan werkzoekenden die het door ziekte of handicap moeilijker hebben op de arbeidsmarkt. Het Vlaams personeelsstatuut bepaalt dat 1% van de arbeidsplaatsen bij de Vlaamse overheid kan worden voorbehouden aan die doelgroep. Sollicitanten met een chronische ziekte of handicap zijn dan vrijgesteld van een vergelijkende selectie met kandidaten zonder chronische ziekte of handicap.

Nieuwe medewerkers die werden aangenomen via voorbehouden betrekkingen worden niet meegenomen in de berekening van de besparingsdoelstellingen.

Lees meer over voorbehouden betrekkingen(opent in nieuw venster).

Breng het herplaatsingsbureau van het Dienstencentrum Talent en Welzijn op de hoogte van de geplande vacature. Personeelsleden in beweging hebben voorrangsrecht en komen misschien in aanmerking voor een gesprek met de lijnmanager.

Je verneemt binnen 3 werkdagen of er personeelsleden zijn die in aanmerking komen. Die personeelsleden hebben dan 14 kalenderdagen de tijd om zich kandidaat te stellen: met een gestandaardiseerd cv of persoonlijk cv en een motivatiebrief.

Goed om te weten:

• Je kunt verder gaan met de volgende stap als er geen kandidaten zijn onder de personeelsleden in beweging.
• De selectieprocedure met personeelsleden in beweging moet afgerond zijn voor je de vacature kunt publiceren.

Tip: meld ook de vacatures aan voor een contract van bepaalde duur. Die worden dan ingevuld met een ervaringsstage voor een personeelslid in beweging. Vaak is zo’n stage gratis en blijft de uitsturende entiteit het salaris betalen van het personeelslid.

Lees meer over herplaatsing en de dienstverlening.

Stuur een e-mail naar het Selectiecentrum(opent in uw e-mail applicatie) van het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) om na te gaan of er nog een werfreserve is voor de functie die jij wilt invullen. Zo vermijd je een nieuwe selectieprocedure en neem je veel sneller een nieuwe collega in dienst. Alle personen in een reserve hebben een volledige sollicitatieprocedure doorlopen en werden geschikt bevonden.

AgO beheert alle werfreserves die het Selectiecentrum als verplichte selectieverantwoordelijke of -deskundige heeft opgesteld.

Kies de ideale publicatieperiode voor je aanwerving. Komen er bijvoorbeeld soortgelijke aanwervingen aan in de nabije toekomst? Dan is het interessant om die vacatures te bundelen.

Mik je (ook) op schoolverlaters? Dan is de periode voor en rond het einde van het academie- of schooljaar interessant. Houd er ook rekening mee dat vacatures minder aandacht krijgen tijdens de zomermaanden en eindejaarsperiode.

Het kan ook interessant zijn om je publicatieperiode uit te stellen. Bijvoorbeeld tot de dag van een jobbeurs waarop je jouw doelgroep verwacht. Of tot de publicatie van een themanummer in een krant.

Is AgO de verplichte selectieverantwoordelijke/-deskundige van de vacature? Meld je vacature en functiebeschrijving via Vlimpers aan bij het Selectiecentrum. In de handleiding van de module ‘rekrutering’ lees je hoe je dat doet.

Is AgO niet de verplichte selectieverantwoordelijke/-deskundige van de vacature? Dan kunnen jullie als HR-dienst zelf aan de slag om de selectieprocedure te starten.

Als je functiebeschrijving en profielschets van de doelgroep klaar zijn, heb je een duidelijk beeld van het profiel dat je zoekt. Nu bekijk je hoe je die doelgroep het best kunt bereiken:

• Welke online media gebruikt je doelgroep?
• Bestaan er nog andere interessante kanalen?
• Publiceerde je al soortgelijke vacatures die veel reacties kregen?
• Welke inhoudelijke boodschap heeft de meeste impact op je doelgroep?
• Op welke functietitel zoekt de doelgroep naar een nieuwe job?

Denk je aan een externe publicatiecampagne voor je vacature? Bekijk dan alvast welk budget vrijgemaakt kan worden. Zoek je een witte raaf en kan er nog gesleuteld worden aan de deelnemingsvoorwaarden?

Is je doelgroep moeilijker te bereiken of heb je veel vacatures en zet je daarom in op een uitgebreide publicatiecampagne? Hou er rekening mee dat het tijd kost om een mediacampagne op te zetten. Neem dat mee in je planning.

Bekijk de mediamix die werd opgesteld door het Selectiecentrum. Daarin vind je inspiratie om je doelgroep te bereiken met de beschikbare mediakanalen. Gebruik ook de prijslijst credits(PDF bestand opent in nieuw venster) om zicht te krijgen op de kostprijs van je mediamix.

Tijdens het intakegesprek maak je verdere afspraken over de vereiste kennis en competenties. Vervolgens kies je de selectiemethodiek en de gewenste publicatieacties. Lees meer over de intake door het Selectiecentrum.

De selectieverantwoordelijke schrijft het selectiereglement op basis van het intakegesprek en de functieomschrijving. In dat reglement lezen geïnteresseerde kandidaten over de job, organisatie, deelnemingsvoorwaarden en stappen in de selectieprocedure.

• In het Vlaams personeelsstatuut vind je terug welke vermeldingen noodzakelijk zijn in zo’n selectiereglement.
• En in de omzendbrief kwaliteitscriteria voor selectieverantwoordelijke/-deskundige(PDF bestand opent in nieuw venster) vind je de kwaliteitscriteria waaraan selectieprocedures moeten voldoen.

De lijnmanager en juryleden keuren het selectiereglement goed.

Tijdens de intake beslist de selectieverantwoordelijke in overleg met de wervende entiteit op welke kanalen de vacature gepubliceerd wordt of van welke mediakanalen een offerte wordt opgevraagd. Gebruik de mediamix(PDF bestand opent in nieuw venster) en de prijslijst van de credits(PDF bestand opent in nieuw venster) om finaal te beslissen hoe de publicatiecampagne eruit zal zien.

Schrijf je vacaturebericht en pas de boodschap eventueel aan in functie van het gekozen mediakanaal. Voor een publicatie op werken voor Vlaanderen kun je het sjabloon ‘vacaturebericht’ gebruiken. Tips voor wervend schrijven vind je volop terug in de e-learning ‘wervend schrijven van vacatureberichten(opent in nieuw venster)’.

Als je met een gestandaardiseerd sollicitatieformulier werkt, kun je de verschillende kandidaten beter vergelijken.

In het sollicitatieformulier kun je vragen naar de vereiste opleiding, ervaring, vaardigheden en motivatie van de kandidaat. Belangrijk is dat je in het sollicitatieformulier alleen informatie opvraagt die relevant en nodig is voor de selectie. Voor de kandidaatervaring is het namelijk belangrijk om dat zo kort mogelijk te houden.

De meeste selectieverantwoordelijken werken vanuit Vlimpers Module Rekrutering. Ze werken dan automatisch met een eenvoudig sollicitatieformulier, waarbij de informatie uit het cv van de kandidaat geautomatiseerd doorstroomt in de velden.

Wie selecties organiseert en nog sollicitatieformulieren via e-mail opvraagt, kan onderstaande sjablonen gebruiken.

Stuur het selectiereglement uiterlijk 5 werkdagen voor de publicatie naar de vakbonden. De vakbonden worden zo geïnformeerd over de vacature en de selectieprocedure.

De vakbonden kunnen als waarnemer deelnemen aan de selectiecommissie als ze dat wensen. Iedere representatieve vakorganisatie heeft het recht om zich door een afgevaardigde te laten vertegenwoordigen. Die neemt geen actieve rol op en mag niet deelnemen aan de beraadslaging, maar mag wel zijn of haar opmerkingen laten toevoegen aan het selectieverslag.

Gebruik het ‘sjabloon voor kennisgeving vakorganisaties(Word bestand opent in nieuw venster)’ om het selectiereglement te bezorgen aan de vakbonden.

Finaliseer de vacaturetekst op basis van de doelgroep en de gekozen mediakanalen. Vertrek vanuit het standpunt van de lezer en houd daarbij rekening met de doelgroep die je wilt aantrekken. Elk medium vraagt een andere lengte van teksten. Raadpleeg zeker de e-learning ‘wervend schrijven’(opent in nieuw venster) in Vlimpers Leren. Zorg er ook voor dat jouw vacature neutraal is.

Er zijn verschillende sjablonen voor jobadvertenties, met ruimte voor klemtonen van de entiteit. Meer uitleg over de sjablonen vind je in de huisstijlgids van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster).

• Sjablonen voor jobadvertenties in print & online banners vraag je aan via ago.communicatie@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
• Sjablonen voor sociale media vraag je aan via arbeidsmarktcommunicatie@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Voor een heel aantal online kanalen kun je gebruikmaken van de multiposter in Vlimpers Module Rekrutering. De prijslijst van de credits(PDF bestand opent in nieuw venster) geeft je een overzicht van hoeveel je betaalt per publicatie. Een gedetailleerde uitleg over het gebruik van de multiposter vind je in Vlimpers Leren bij de module voor selectieverantwoordelijken.

Kies je voor andere betalende online of printkanalen, dan moet je mediaruimte reserveren en aankopen via de media-aankoopcentrale Mindshare(opent in nieuw venster).

Het Selectiecentrum zorgt ervoor dat de publicatie gepubliceerd wordt op de gekozen kanalen. Als het HR-team van de entiteit de procedure zelf uitvoert, kan er contact opgenomen worden met Mindshare voor betalende kanalen(opent in nieuw venster).

Je kunt een beroep doen op de raamcontracten van het Selectiecentrum voor psychotechnische proeven en assessments.

Na de sollicitatietermijn screen je de cv’s op basis van de deelnemingsvoorwaarden in het selectiereglement. De resultaten zet je in een beoordelingsoverzicht(Excel bestand opent in nieuw venster). Na de cv-screening mail je een gemotiveerde beslissing naar de kandidaten.

Als je veel kandidaten verwacht, kun je een voorselectie organiseren voor de kandidaten die overblijven na de cv-screening.

In het selectiereglement moet duidelijk vermeld staan:

• hoe je die voorselectie organiseert
• welke criteria je gebruikt om de kandidaten te screenen
• hoeveel kandidaten kunnen doorgaan naar de volgende selectiefase
• wanneer kandidaten een voldoende halen en doorgaan naar de volgende selectiefase
• optioneel: vanaf hoeveel kandidaten je de voorselectie organiseert.

Kies een selectiemethode voor je voorselectie

Je kunt bijvoorbeeld verkennende gesprekken, een vragenlijst of computergestuurde oefeningen organiseren als voorselectie. Bepaal van tevoren wat je gaat beoordelen en op welke manier je scores vergelijkt.

Nu test je de vaktechnische kennis en de persoonsgebonden competenties van de kandidaten.

Vaktechnische kennis testen

Vakkennis kun je meten via verschillende methodes: schriftelijke proef, interviews door ervaringsexperts of presentatie van een case. Zorg voor een duidelijke verbetersleutel als je een case gebruikt.

Beoordeel de kandidaten zo snel mogelijk na de selectieproeven op basis van de criteria die jullie hebben afgesproken en opgenomen in het selectiereglement. De selectieverantwoordelijke/-deskundige geeft daarbij advies aan de wervende organisatie.

Bij elke beslissing hoort een motivering. Dit motiveringsverslag kan je bezorgen aan de jury, zodat de leden het kunnen nalezen en goedkeuren. Stuur daarna de motivering naar de kandidaten die worden uitgesloten.

Formaliseer alle beslissingen tijdens de selectieprocedure in een proces-verbaal. Dat document geeft een overzicht van de:

• selectieprocedure
• selectieresultaten per selectiefase
• kandidaten per selectiefase.

Het proces-verbaal wordt goedgekeurd door de lijnmanager of diens afgevaardigde. De meeste selecties gebeuren via het platform Vlimpers Module Rekrutering. Wie hier niet mee werkt kan gebruikmaken van onderstaand sjabloon:

• sjabloon proces-verbaal(Word bestand opent in nieuw venster)
• handleiding digitaal ondertekenen(Word bestand opent in nieuw venster).

Tijdens het intakegesprek werd beslist om al dan niet een wervingsreserve aan te leggen. In het selectiereglement moet het type reserve vermeld staan: met rangschikking of zonder rangschikking en hoe lang de reservelijst geldig zal zijn.

• Bij een reserve met rangschikking krijgt de hoogst gerangschikte persoon als eerste het aanbod van de functie.
• Bij een reserve zonder rangschikking kiest de lijnmanager de geschiktste kandidaat volgens de bepalingen in het selectiereglement en motiveert die keuze. Of er kan een bijkomend gesprek georganiseerd worden.

Werd het proces-verbaal ondertekend? Dan is het tijd om de eindkandidaten te informeren over hun resultaat.

• Bel of mail de persoon die werd geselecteerd. Vraag of deze persoon de job aanvaardt. Als deze persoon in dienst wil treden, doet de entiteit een voorstel over hoeveel jaar werkervaring gevaloriseerd kan worden. Daarna verstuur je de officiële aanbiedingsbrief.
• Breng de kandidaten op de hoogte die een geschikte beoordeling kregen en worden opgenomen in de werfreserve.
• Stuur een gemotiveerde eindbeslissing naar de kandidaten die geen geschikte eindbeoordeling kregen.

Is je entiteit aangesloten op de dienstverlening van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)? Stel dan de indiensttredingsfiche op voor het DCPA als de geselecteerde kandidaat de functie aanvaardt.

In de indiensttredingsfiche staat info over de functie en de indiensttredingsdatum. Het document informeert alle betrokken partijen zodat die de start van het personeelslid kunnen voorbereiden.

Bezorg het wervingsdossier ook aan de personeelsadministratie. In dat dossier zitten de volgende documenten:

• selectiereglement
• het vereiste diploma
• validatie van de werkervaring door lijnmanager.

Vul alle informatie aan in het rekruteringssysteem (Bijvoorbeeld: Vlimpers Module Rekrutering).

Elke vacature wordt vooraf gegaan door een publicatiecampagne. Die is meer of minder uitgebreid, afhankelijk van de verwachte populariteit van de vacature. Bespreek de volgende vragen als de selectieprocedure is afgerond:

• Wat zijn de kwantitatieve resultaten van de kanalen die werken ingezet in de mediamix? (aantal websitebezoeken, clicks op sollicitatiebutton)
• Zijn jullie tevreden over het uiteindelijke aantal sollicitanten?
• Wat vinden jullie van de kwaliteit van de kandidaten? Zaten de meeste kandidaten binnen het gezochte profiel?
• Welke mediakanalen zou je een volgende keer weer inzetten?
• Waar in de funnel van de kandidaat journey zagen jullie de grootste uitval? Hoe kan dat de volgende keer vermeden worden?
• Moet het profiel de volgende keer anders omschreven worden? Zet je beter andere dingen in de kijker?
• …

Elke selectieprocedure bestaat uit heel wat selectietesten. Het is belangrijk om na afronding van elke selectieprocedure de volgende vragen te bespreken:

• Lagen de resultaten van de gebruikte tests in lijn met de resultaten van de kandidaten in de eindselectie?
• Was er voldoende spreiding tussen het resultaat van de kandidaten?
• Waren de resultaten uit bijvoorbeeld de gebruikte case gewenst?
• Was er voldoende of te veel uitval na een praktische proef of computergestuurde tests?
• …

Na afronding van de selectieprocedure uitgevoerd door het Selectiecentrum krijgen de kandidaten een online-enquête. De antwoorden worden gebruikt om de diensten te verbeteren.

Ook voor de entiteit is het belangrijk om te polsen naar de tevredenheid van de nieuwe collega. Vraag tijdens de onboarding hoe die de selectieprocedure heeft ervaren. Deel die informatie ook met de selectieverantwoordelijke of -deskundige.

Voor de entiteit is het belangrijk om te polsen naar de tevredenheid van de leidinggevende over de nieuwe collega. Die informatie geeft het HR-team inzicht in de kwaliteit van de selectieprocedure en ruimte om bij te sturen. Deel deze informatie ook met de selectieverantwoordelijke of -deskundige.