U bent hier
Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u veelgestelde vragen en antwoorden.
- Een virus in een offerte.
- E-tendering is niet bereikbaar op het moment van de openingszitting.
- De elektronische ontvangen offerte vermeldt een fout met betrekking tot de ondertekening.
- De elektronisch ontvangen offerte bevat een document waarvoor een foutboodschap gegeven wordt m.b.t. de tijdstempel.
- Een buitenlands bedrijf wil elektronisch een offerte indienen.
- De kandidaat-inschrijver slaagt er niet in een offerte op te laden en meldt dat aan de aanbestedende overheid voor de openingszitting.
- Welke bestanden worden aanvaard?
- Wie moet de offerte tekenen?
- De offerte vormt een te zwaar document.
- Hoe kan een inschrijver die elektronisch ingediend heeft, nog opmerkingen geven?
- Hoe moet een onderneming zich registreren als tijdelijke handelsvennootschap?
- Wanneer mag een veiligheidskopie worden geopend?
Een virus in een offerte
Juridisch
Elke kandidaatstelling of offerte die in de ontvangen versie een macro, computervirus of andere schadelijke instructie vertoont, kan in een veiligheidsarchief worden opgenomen. Voor zover dat technisch noodzakelijk is, kan de aanbestedende overheid het document als niet ontvangen beschouwen. De kandidaatstelling of offerte wordt in dit geval geweerd.
E-tendering
E-tendering plaatst het geïnfecteerde bestand in een zip-file. De aanbestedende dienst kan deze file downloaden. Het openen van het bestand gebeurt op eigen risico.
E-tendering is niet bereikbaar op het moment van de openingszitting
Juridisch
Wanneer tijdens de openingszitting technische moeilijkheden rijzen voor de opening en de inzage van de elektronische offertes, moet de aanbestedende overheid een extra openingszitting organiseren. Op deze extra openingszitting moeten alle inschrijvers gelijktijdig en schriftelijk worden uitgenodigd.
Indien er echter een veiligheidskopie geopend is en deze kopie niet de voormelde moeilijkheden oplevert, moet de aanbestedende overheid geen extra openingszitting organiseren.
E-tendering
De openingszitting wordt op een later tijdstip uitgevoerd. Dat kan zonder bijkomende handelingen. Weliswaar zal het openingsuur vermeld worden op het elektronische proces-verbaal van opening.
De elektronisch ontvangen offerte vermeldt een fout met betrekking tot de ondertekening
Juridisch
De offerte moet ondertekend zijn met een elektronische handtekening die conform is met de regels van het Europese en nationale recht op het gebied van de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening.
E-tendering
De aanbestende overheid kan twee foutboodschappen krijgen:
- Een rood kruis voor de offerte. Het rode kruis betekent dat de offerte niet is ondertekend.
- Een oranje vinkje voor de offerte. Het oranje vinkje betekent dat het certificaat niet herkend wordt. Dit vraagt nader onderzoek. Mogelijk betreft het een zeer recente elektronische identiteitskaart waarvan het certificaat nog niet geregistreerd werd in de e-tendering applicatie.
Beide foutmeldingen worden door de aanbestedende overheid genoteerd op het proces-verbaal van opening in de daartoe voorziene velden. Deze foutmeldingen moeten nadien onderzocht worden.
De elektronisch ontvangen offerte bevat een document waarvoor een foutboodschap gegeven wordt m.b.t. de tijdstempel.
Juridisch
Het precieze tijdstip van ontvangst door de bestemmeling wordt automatisch vastgesteld door een ontvangstbewijs dat via elektronische middelen wordt verzonden. De middelen voor elektronische ontvangst van de offertes moeten de waarborg bieden dat het exacte tijdstip en de exacte datum van ontvangst van offertes precies kunnen worden vastgesteld.
E-tendering
Een onafhankelijke timestamping autoriteit kent een tijdsstempel toe. Indien deze autoriteit niet beschikbaar is, wordt een back up procedure gestart. De server van e-tendering, die eveneens wordt gesynchroniseerd met een tijdserver, kent de tijdstempel toe. Dat geeft een foutboodschap. Noteer deze melding op het proces-verbaal van opening in het voorziene veld. Meldt de foutboodschap vervolgens aan e.procurement@vlaanderen.be.
Een buitenlands bedrijf zonder elektronische identiteitskaart wil elektronisch een offerte indienen
Juridisch
De offerte moet ondertekend zijn met een elektronische handtekening die conform is met de regels van het Europese en nationale recht op het gebied van de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening.
E-tendering
De e-tenderingapplicatie ondersteunt een certipostcertificaat dat voldoet aan de wettelijke vereisten en bij certipost kan aangekocht worden. Procedure certipost.
De kandidaat-inschrijver meldt voor de openingszitting dat hij een offerte niet opgeladen krijgt
Juridisch
Vanaf het ogenblik dat de voorzitter de zitting opent, mag geen enkele offerte nog worden aanvaard. Dat betekent dat de offertes ten laatste moeten zijn ingediend vlak voor de voorzitter de zitting opent.
E-tendering
Indien de oorzaak te wijten is aan een te groot bestand, kan de inschrijver het bestand opdelen in kleinere bestanden. Mogelijk is de snelheid van het netwerk van de indiener te traag waardoor een time-out gecreëerd wordt. Het is aangewezen dat het indienen bijtijds aangevat wordt.
Welke bestanden worden aanvaard?
Juridisch
De te gebruiken hulpmiddelen en de technische eigenschappen ervan, met inbegrip van de eventuele versleuteling, mogen niet discriminerend zijn en moeten algemeen voor het publiek beschikbaar zijn. Ze moeten tevens verenigbaar zijn met algemeen gebruikte informatie- en communicatiemiddelen. De aankondiging van opdracht of het bestek beschrijft de te gebruiken hulpmiddelen.
E-tendering
Alle bestanden worden aanvaard. Indien niet moet de aanbestedende overheid beperkingen meegeven.
Wie moet de offerte tekenen?
Juridisch
De offertes die namens een rechtspersoon worden ingediend, moeten ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, met bijvoeging van de stukken waaruit hun bevoegdheid blijkt. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere volmacht.
E-tendering
In e-tendering zijn er drie mogelijkheden:
- De bevoegde persoon tekent de offerte en alle bijhorende documenten met de elektronische identiteitskaart.
- De bevoegde persoon geeft volmacht aan de persoon die de offerte en de bijhorende documenten met zijn elektronische identiteitskaart tekent. De volmacht is een eenvoudig (word) document getekend met elektronische identiteitskaart door de bevoegde persoon en bij de offerte gevoegd of per post op papier verstuurd.
- De inschrijver koopt het certipost-certificaat op naam van de vennootschap.
De offerte vormt een te zwaar document
De huidige capaciteit is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier.
Hoe kan een bedrijf dat elektronisch ingediend heeft, nog opmerkingen geven?
In het eerste geval maakt de inschrijver de opmerkingen over door middel van een nota die hij toevoegt bij de offerte en ook ondertekent. In het tweede geval moet de inschrijver naar de openingszitting komen.
Hoe moet een onderneming zich registreren als tijdelijke handelsvennootschap?
Eén lid van het consortium neemt het voortouw:
- Hij maakt een account aan in e-tendering voor het consortium. Alle velden met een asterisk zijn verplicht in te vullen. Indien er nog geen KBO-nummer bestaat, geeft hij een fictief KBO-nummer in.
- Hij dient de offerte in en ondertekent deze offerte.
- Alle andere leden moeten eveneens in e-tendering geregistreerd zijn en moeten dus een eigen account aanmaken.
- Het lid van het consortium dat het voortouw heeft, kent nu aan de andere leden van het consortium indieningsrechten toe voor het desbetreffende dossier: via ‘Bekijk/beheer Indieningsrechten’ - ‘Geef iemand rechten’
- Elk lid aanvaardt deze indieningsrechten: via ‘Bekijk/beheer indieningsrechten’-‘Bekijk mijn aanvragen’.
- Elk lid heeft nu toegang tot het desbetreffende dossier en kan documenten ondertekenen en eventueel toevoegen/verwijderen.
- Eenmaal alle documenten zijn opgeladen en ondertekend kan elk lid van het consortium het (volledig) ontvangstbewijs opvragen.
De documenten moeten ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, met bijvoeging van de stukken waaruit hun bevoegdheid blijkt. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere volmacht. In het geval van een tijdelijke handelsvennootschap zijn dat de mandaathouders van de leden van het consortium.
Wanneer mag een veiligheidskopie geopend worden.
De veiligheidskopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte.
De vraag rijst wat onder deze tekortkomingen moet worden begrepen.
De veiligheidskopie is in feite een 'optioneel vangnet' dat door de aanbestedende overheid kan worden toegestaan om de terughoudendheid van de inschrijvers weg te nemen.
In deze optiek kan worden gesteld dat de figuur van de veiligheidskopie gerelateerd is aan het feit dat het gebruik van elektronische middelen zich nog in een aanvangsfase bevindt. Naarmate het gebruik van elektronische middelen beter ingeburgerd raakt en de terughoudendheid ten aanzien van de applicatie verdwijnt, zal de veiligheidskopie aan relevantie inboeten.
De betreffende bepaling mag niet al te restrictief worden geïnterpreteerd, gezien ze dan haar doel zou voorbijschieten. Het lijkt dan ook verantwoord om tot de opening van de veiligheidskopie over te gaan telkens de e-tenderingapplicatie een foutmelding genereert. De regelgeving spreekt immers over een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening, zonder te specifiëren dat het hier moet gaan om een technische tekortkoming te wijten aan de werking van de applicatie.
Een te restrictieve interpretatie van de betreffende bepaling zou ook het gebruik van de e-tenderingapplicatie en de veiligheidskopie in de praktijk nodeloos compliceren. Dat zou er immers toe leiden dat de voorzitter van de openingszitting bij iedere foutmelding van de applicatie zou dienen na te gaan of het in casu gaat om een tekortkoming die te wijten is aan de inschrijver zelf dan wel aan de applicatie. De foutmeldingen kunnen niet steeds ogenblikkelijk en op eenvoudige wijze worden geïnterpreteerd. Er kan ten andere ook niet van de applicatie worden verwacht dat deze zelf de aard van een bepaalde tekortkoming aangeeft en hiervan tevens een appreciatie maakt.
Toch blijft het aangewezen in de eerste plaats grote zorg te besteden aan de voorbereidingen voor de elektronische procedure bij de aanbestedende dienst en de inschrijvers. Het gebruik van de veiligheidskopie dient de uitzondering
te zijn.
